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akt. Versionen:  winprosa: 2020.0522  -  wprKlausur: 2019.1006  -  Formulare: 2020-05-18  -  Term. schr. Abit.: 2020-05-24  -  KorrVerf.: 2020-02-02


Stammdatenverwaltung in winprosa  


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Stammdatenverwaltung in winprosa


  1. Stammdatenpflege
    Übersicht
    Das Stammdatenfenster
    Der Verwaltungsbereich
    Unterregisterkarte Persönliche Daten
    Unterregisterkarte Schullaufbahndaten
    Unterregisterkarten Bemerkungen und AGen
    Schüler-ID, Quell-ID & Co.
    Anmeldedaten, Studenten-Namenskürzel & Co.
    Schülerzahlen/Schülerfilter/Schülersuche
  2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern
    Koop-Schüler
    Externe Schüler
  3. Datenanbindung u. -Übernahme
    Grundlagen
    An- und Abkoppeln eines Schülers
    Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm
    Anbindung an ASV-BW
  1. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern
    Anfügen von Datensätzen
    Löschen von Datensätzen
    Verschieben in den Jahrgang 0000
    Endgültiges Löschen von Schülern
    Löschmerker setzen und zurücksetzen
    Koop-Merker setzen und zurücksetzen
    Nummerieren
  2. Wiederholerverarbeitung
  3. NGO-Abgängerverarbeitung
    Archivierung
    Abgängerverarbeitung
    Fachhochschulreife
  4. Lehrerdatenpflege
Version 2017, 23.05.20     Version 2016


 

1. Stammdatenpflege

Thema überspringen 1.1 Übersicht  1.2 Das Stammdatenfenster  1.3 Der Verwaltungsbereich  1.4 Unterregisterkarte Pers. Daten
1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten  1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften
1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co.  1.8 Anmeldedaten, Studenten-Namenskürzel & Co.  1.9 Schülerzahlen/-filter u. Schülersuche

 

  1.1 Übersicht

Um z.B. Abiturzeugnisse drucken zu können, braucht winprosa Schülerstammdaten (Name, Geburtsdatum, Wohnort usw.), Laufbahndaten (Profil, Fremdsprachenfolge, Kurswahl usw.) und Leistungsdaten (Jahrgangsstufen-Noten, Abschluss-Noten aus Kl 10/11, Zusatzqualifikationen usw.).

Etliche dieser Daten fallen bereits vor Eintritt in die Kursstufe an, sind also in der Regel bereits im Datenbestand des Schulverwaltungsprogramms (SVP) gespeichert. Andere werden erst im Verlauf der Kursstufe mit winprosa zusammengetragen.

winprosa verwaltet alle diese Daten in einer Datenbank. Diese Datenbank kann entweder alleine von winprosa bedient werden oder zusammen mit Partnerprogrammen verwaltet werden. Dabei gilt:

  1. winprosa verwaltet die Schülerstammdaten selbst (Datenbank-Voreinstellung mit Datenbankanbindung wpr/CMH)
  2. oder bezieht die Schülerstammdaten einmalig von Fremdprogrammen via txt- oder csv-Dateien (gleiche Datenbankanbindung wpr/CMH)
  3. oder bezieht sie (bis 2016) permanent von Partnerprogrammen wie Ass-Windows (Datenbankanbindung ASS-Windows), Atlantis (Datenbankanbindung Atlantis) und SVP-BW (Datenbankanbindung SVP-BW).
  4. oder bezieht sie (ab 2017) temporär von Partnerprogrammen (oder Fremdprogrammen).

Bei permanenter Bindung an Partnerprogramme ist immer das Partnerprogramm für die Datenhaltung/Bereinigung/Aktualisierung zuständig. In winprosa können also keine schnellen Stammdatenänderungen vorgenommen werden. Da das Partnerprogramm aber meist vom Sekretariat bedient wird, muss der Oberstufenberater ggf. erst das Sekretariat ansprechen, um eine schnelle Stammdatenänderung vornehmen zu lassen.

Daher ist ab Version 2017 der Zugang zu den Stammdaten durch Methode 4: temporäre Datenanbindung ersetzt und Methode 3 ist praktisch deaktiviert. Die Daten können nun immer komplett in winprosa gepflegt werden. D.h., Schüler können hier angelegt, verändert und gelöscht werden. Und nur bei Bedarf sorgt der Oberstufenberater dafür, dass winprosa die Daten auf Wunsch vom Partnerprogramm abholt und diese mit den eigenen Daten synchronisiert. Um diese neue Möglichkeit für (einzelne) Schüler nutzen zu können, müssen Sie diese Schüler (ggf. temporär) vom Partner-SVP abkoppeln.

Jedes Mal, wenn ein neuer Jahrgang aktiviert wird, bietet winprosa u.a. automatisch den Schnittstellendienst an, um den Import der neuen Schüler-Stammdaten einzuleiten.

Details siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme.


winprosa kennt die eigene Schule und ggf. (mehrere) Nachbarschulen/Koop-Schulen. In winprosa wird daher zwischen eigenen Schülern und Koop-Schülern unterschieden. Ausnahmsweise kann es zusätzlich Externe Schüler geben:

  • Eigene Schüler werden komplett in winprosa verwaltet (ggf. über Partnerprogramme, s.o.); sie können einzelne Kurse an Nachbarschulen besuchen.
  • Koop-Schüler können einzelne Kurse an der eigenen Schule besuchen, deren Stammdaten werden komplett an deren Nachbarschulen geführt; daher brauchen sie in winprosa nur namentlich erfasst zu werden. Da sie als Koop-Schüler gekennzeichnet werden, führt winprosa auch keine Kurswahlüberprüfung durch.
  • Externe Schüler kommen von einer Bildungsinstitution außerhalb der öffentlichen Gymnasien und haben sich dort auf die externe Abiturprüfung vorbereitet, die sie dann an einem allgemeinbildenden Gymnasium ablegen müssen. Für sie beitet winprosa lediglich eine Unterstützung bei der Prüfungsverarbeitung.
 

  1.2 Das Stammdatenfenster

Das Programmfenster ist immer gleich gegliedert in Titelbereich oben, Fußzeile unten und Schülerfilter rechts. Diese rahmen den Arbeitsbereich ein (s.r., rote Unterteilung). Der Titelbereich besteht aus Titelzeile, Menüleiste und Haupt-Symbolleiste. In der Titelzeile sind aktuelle Programmversion und aktiver Dienst ablesbar. Die Fußzeile bietet einige Statusinformationen.

Der Arbeitsbereich im Dienst Bearbeiten > schülerweise ist gegliedert in den Statusbereich des aktuellen Schülers oben und darunter das Register mit den Schülerdiensten. Sie erreichen den Arbeitsbereich auch über in der Hauptsymbolleiste.


 G8-Schüler  und  G9-Schüler  werden im Statusbereich unterschiedlich dargestellt (s.l.o.). Der Schülerstatus ( grün  oder  rot ) ist in Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > ... > Prüfungszulassung beschrieben.

Im Falle einer Rot-Grün-Sehschwäche können wichtige Farben (z.B. rot und grün) im Dienst Extras > Benutzerparameter | Diverse persönliche Einstellungen geändert werden

Das Stammdatenfenster ist auf der Registerkarte  Stammdaten  zu finden (im Bild grün umrandet). Es ist gegliedert in den Verwaltungsbereich oben mit Fenstersymbolleiste und darunter (blau umrandet) das Registerfenster mit den vier Registern Persönliche Daten, Schullaufbahndaten, Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften.


Wenn Sie mit Datenanbindung an Partnerprogramme arbeiten, dann werden Persönliche Daten und Schullaufbahndaten (teilweise) nur protokolliert und müssen im jeweiligen Partnerprogramm gepflegt werden. Die nicht änderbaren Felder sind dann grau unterlegt.

Wenn Sie mit Datenanbindung an Fremdprogramme arbeiten und/oder die Stammdaten direkt mit winprosa erfassen und pflegen, können Sie natürlich alle Daten ändern. Aber vor Änderungen müssen Sie immer den Schreibschutz aufheben mittels Klick auf die "Ampel" . Der Schreibschutz wird beim Verlassen eines Dienstes immer auf zurückgesetzt.

Details zur Datenanbindung an Partnerprogramme sind in 3. Datenanbindung u. -Übernahme zu finden.


 

  1.3 Der Verwaltungsbereich

Im Verwaltungsbereich (großes rot markiertes Feld) sind die Verwaltungsdaten des aktuellen Schülers angezeigt.

Oben befindet sich eine Symbolleiste für Aufnahme/Import von Schülern; (siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme) und weiterer Verabeitung von Datensätzen (siehe 4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern).

Links werden die Schülernummern und der Tutor eingeblendet und rechts sind die Schalter für Löschvormerkung, Koop-Schüler, Löschmerker und Wiederholer (Duplikate). Diese Verwaltungsdaten dienen u.a. zum Einfügen, Löschen, Verbergen und Nummerieren von Schülern (Details s.später).

Mit dem Merker Koop'Sch ☑ kennzeichnen Sie einen Koop-Schüler. Da diese Schüler nur einzelne Kurse an Ihrer Schule besuchen, prüft winprosa deren Kurswahl nicht. Ausserdem werden Koop-Schüler immer am Ende der Listen geführt (siehe auch 2. Verwaltung der Koop-Schüler).

Mittels Löschmerker ☑ können Sie einen Schüler von der Verarbeitung temporär ausschließen. Wenn z.B. ein Schüler sich Ende von JSt1 an Ihrer Schule für JSt2 anmeldet, stört er bei der Zeugnisverarbeitung für JSt1, muss aber für JSt2 bereits erfasst sein. Also wird er während der Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert" und hinterher wieder aktiviert (siehe auch 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen).

Mittels  Dupl. anlegen  erstellen Sie eine Kopie eines Schülerdatensatzes im anderen Jahrgang. Das wird für die Wiederholerverarbeitung benötigt (siehe auch 5. Wiederholerverarbeitung).

Zum Verwaltungsbereich gehören eigentlich noch der Abitur-Jahrgang (ganz oben), die winprosa-ID des Schülers (= Stamm-ID) und seine KWL-ID. Beide werden immer über den Registerkarten der schülerweisen Verarbeitung eingeblendet. Die zusätzliche Quell-ID steht unter den persönlichen Daten. Sie wird entweder vom Stammdaten-SVP übernommen oder von der Stamm-ID, falls das SVP keine eigene liefert oder die Stammdaten direkt erfasst worden waren. Bei der Quell-ID wird immer vermerkt, woher sie kommt: Quell-ID wie Stamm-ID (winprosa) oder Quell-ID: 1234567890 (ASS-Windows) usw. . Die Quell-ID ist z.B. wichtig für die Schüleridentifikation im Zusammenhang mit Untis/WebUntis. Weitere Details siehe 1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co.

Unter dem Verwaltungsbereich sind die Unterregisterkarten Persönliche Daten und Schullaufbahndaten angeordnet. Die beiden anderen Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften sind nur aus historischen Gründen hier aufgeführt, sie sind auch im Hauptregister unter Bemerk. und AGs zu finden.


 

  1.4 Unterregisterkarte Persönliche Daten

• Normale Stammdaten   (• Zeugnis-Stammdaten mit Sonderbuchstaben  • Zeugnis-Stammdaten über Zusatzprogramme  • Lange Vor- und Zunamen im Zeugnis)

Die persönlichen Daten sind im Bild oben blau markiert. Wenn die Felder grau unterlegt sind, stammen die Daten aus dem Partnerprogramm und können erst geändert werden, wenn der Schüler abgekoppelt ist (Details hierzu siehe in 3. Datenanbindung u. -Übernahme).

Vor- und Rufname können verschieden sein, aber durch Klick auf  Vorname>Rufname  wird der eingetragene Vorname in das Feld Rufname kopiert. Namenszusätze wie "von" oder auch "Fürst" oder "Graf von" kommen in ein eigenes Feld Namenszus., damit sie nicht als Sortierkriterium stören können .

Das Geburtsdatum tippen Sie am besten direkt ein. Sie können aber auch über die Combobox den Kalender aufrufen.

Für Postleitzahl, Wohnort und Geburtsort ist eine Eingabehilfe vorhanden, die sich ggf. aus den bereits erfassten Daten speist.

Ist diese Eingabehilfe "gefüllt", können Sie eine Postleitzahl eintippen und dann auf den zugehörigen roten Pfeil klicken, daraufhin wird der Wohnort automatisch ergänzt. Klicken Sie beim Geburtsort auf den zugehörigen roten Pfeil , wird der Wohnort übernommen.

Ab Mai 2020 werden zusätzlich zum Schülernamen und Geburtsort jeweils ein Spezialfeld für den Zeugnisnamen und den Geburtsort im Zeugnis angeboten. Damit werden Sonderbuchstaben bei den Schülerstammdaten fürs Zeugnis ermöglicht (s.w.u.).

Die folgenden Konfessionen können im entsprechenden Auswahlfeld erfasst werden: ohne, evangelisch, röm. katholisch, jüdisch, sonstige.

Ist im E-Mail-Feld eine E-Mail-Adr. eingetragen, können Sie über eine E-Mail an diesen Schüler starten.

Login-Name und -Passwort benötigen die Schüler zum Einwählen in winprosa, z.B. für die Kurswahlerfassung und die Abitur-Optimierung. Bei der Neuanlage eines Schülerdatensatzes werden Name und Passwort automatisch gemäß "Musterlösung BW" vergeben. Hier sind auch frei gestaltete Einträge zulässig. Durch Klick auf  Musterlösung  können Sie auf den vorgegebenen Namen zurückstellen und durch Klick auf  Zufallspasswort  kann ein neues Passwort erzeugt werden.


Da bei der automatisierten Vergabe von Login-Namen die ersten sechs Buchstaben des Nachnamens und die ersten beiden des Vornamens verwendet werden (nnnnnnvv), kann es in seltenen Fällen zu gleichen Login-Namen für unterschiedliche Schüler kommen. Daher können Sie mittels prüfen lassen, ob es derartige "Dubletten" gibt (s.l.o.). Im Bsp. wird gemeldet, dass Ratlos und Rat-Lossak gleiche Login-Namen erhalten hatten (s.r.o.). Sie müssen also einen der beiden Login-Namen abändern.

Login-Name und -Passwort werden zusammen mit der Quell-ID auch an Untis weiter gereicht, wenn Sie die entsprechende Schnittstelle bedienen (siehe Dokumentation > Zusammenarbeit von Untis und winprosa).

Mit dem Knopf  Nächster Satz  blättern Sie während der Datennacherfassung schnell zum nächsten Schüler. Die anderen Eingabefelder sind selbsterklärend.


• Zeugnis-Stammdaten mit Sonderbuchstaben

winprosa läuft als 8-Bit-Anwendung unter Windows, verwendet also standardmäßig dessen ANSI-Code-Tabelle (CP 1252 / Windows Westlich). Damit könnten die westeuropäischen Zeichen verarbeitet werden. Aber den Engpass bildet die deutsche QWERTZ-Tastatur, auf der nur die drei Akzenttasten (Tot-Tasten)  ´ ` ^  zur Bildung von Buchstaben mit Diakritika verwendet werden können; neben den deutschen Umlauten  äöü  und  ß  sind das in der Reihenfolge der Tastenanordnung nur:  eéèê uúùû iíìî oóòô aáàâ ý  .

Damit ist z.B. schon der französische Name Adélaïde Françoise Dufrénoy nicht mehr korrekt eingebbar, obwohl der Name komplett in winprosa verarbeitbar ist (s.r.).

Aber die polnisch/tschechischen Namen Havlíčkův, Łódź sind weder komplett erfassbar, noch in winprosa darstellbar, weil sie die Codepage Windows Mitteleuropäisch (CP 1250) benötigen würden.

CP 1250 ist nur in entsprechenden Windowsversionen standardmäßig voreingestellt. CP 1250 lässt sich zwar auf jedem PC im Dienst Einstellungen > Zeit und Sprache | Sprache aktivieren, aber mit nicht weiter untersuchten Nebenwirkungen!

Zur Lösung des Problems mit winprosa, die im Folgenden beschrieben wird, gibt es drei weitere Verfahren mit Windows-Zusatz­programmen/Bordmitteln, die in Installation und Update > … > 11.7 Windows-Zeichensätze und winprosa ausführlich dargestellt sind.

Das Schüsselwort lautet Rich Text Format (RTF):

Voraussichtlich ab Mai 2020 werden zusätzlich zum Schülernamen und Geburtsort jeweils ein RTF-Feld für den Zeugnisnamen und den Geburtsort im Zeugnis angeboten (s.l.u.). Wird ein solches RTF-Feld aktiviert, erscheint rechts anstelle der Textbausteine die Sonderbuchstabentabelle. Die deckt Westeuropäisch und Türkisch ab; Osteuropäisch ist leider (noch) nicht vorhanden. In die RTF-Felder können dann für den Zeugnisdruck Sonderbuchstaben in den Schülernamen und -Geburtsort aus der Tabelle übernommen werden. Auf dem Zeugnis erscheinen dann die entsprechenden Stammdaten (s.r.u.).


Setzen Sie den Cursor im RTF-Feld an die Stelle, an der ein Sonderbuchstabe eingefügt werden soll und überfahren Sie die Zeichen in der Sonderbuchstabentabelle, dabei wird das jeweilige links oben samt Code vergrößert dargestellt; mittels Strg+Klick auf das geeignete Zeichen wird dieses in das RTF-Feld an der Cursorposition übertragen.

Mittels können Sie jeweils zurücksetzen auf den ursprünglichen aus Vorname(n), Namenszus., Nachname zusammengesetzten Ausdruck.

Benötigt werden angepasste Zeugnisformulare. Diese werden aber erst später zur Verfügung gestellt, denn dieser Dienst befindet sich derzeit noch in der Testphase.

Doch damit sind immer noch nicht alle paneuropäischen Zeichen erfassbar; Havlíčkův und Łódź können nach wie vor nicht verarbeitet werden. Abhilfe sollen die im folgenden Abschnitt beschriebenen Wege bieten. Die sind aber noch in der Testphase.


• Zeugnis-Stammdaten über Zusatzprogramme

Dieser Dienst befindet sich noch in der Entwicklungsphase.

Windows arbeitet intern immer mit einem 16-Bit-Zeichensatz (Unicode CP 65001); in Windows können also intern immer u.a. alle paneuropäischen Zeichen dargestellt werden
(prizipiell also auch Griechisch und Kyrillisch, die aber i.d.R. ins Lateinische per Transkription oder Transliteration umschrieben werden müssen).

Man muss aber unterscheiden zwischen Sonderbuchstaben des ANSI-Zeichensatzes, die zwar verarbeitbar sind, aber nicht über die Tastatur erreichbar sind und solchen, die nicht erreichbar und nicht verarbeitbar sind, weil sie außerhalb des ANSI-Zeichensatzes liegen und daher in 8-Bit-Anwendungen ohne Tricks nicht gespeichert werden können.

Alle Sonderbuchstaben können mittels Windows-Zeichetabelle chamap.exe oder Office-Zeichentabelle Symbol oder mittels Bildschirmtastatur in den winprosa-RTF-Feldern erfasst und gespeichert werden.

Alle ANSI-Sonderbuchstaben können auf diese Weise auch in die normalen Stammdatenfelder übertragen und gespeichert werden, aber dabei ist noch unklar/ungetestet, was mit der Sortierng passiert.

Die Eingabe von ANSI-Sonderbuchstaben in winprosa ist am schnellsten über die oben beschriebene Sonderzeichentabelle durchzuführen. Wo aber Zeichen außerhalb dieser ANSI-Tabelle benötigt werden, bevorzugen wir die Eingabe über die Bildschirmtastatur, die immer zusätzlich zur Hardware-Tastatur eingesetzt werden kann. Mit der Bildschirmtastatur können alle Sonderbuchstaben auch in anderen Anwendungen erfasst werden.

Sie wird über das Kontextmenü der Taskleiste aktiviert durch Anhaken von Bildschirmtastatur anzeigen (Schaltfläche). Ab sofort wird rechts unten in der Taskleiste das entsprechende Symbol dauerhaft angezeigt (s.r.); damit kann die Bildschirmtastatur auf- und abgeblendet werden. Details siehe Installation und Update > … > 11.7 Windows-Zeichensätze und winprosa > Virtuelle PC-Tastaturen.

 


• Lange Vor- und Zunamen im Zeugnis

Ein Name wie der des Ex-Politikers  Karl-Theodor Maria Nikolaus Johann Jacob Philipp Franz (Joseph Sylvester) Buhl-Freiherr von und zu Guttenberg  könnte zwar zur Not auf die Stammdatenfelder in winprosa verteilt werden, aber das ist wenig elegant. Besser ist folgender Eintrag (s.r.).

Auf dem "privaten" Leistungsprotokoll kommt dann die Kurzform (s.l.u.) und auf dem amtlichen Zeugnis die Langform (s.r.u.). Und in lexikographisch sortierten Listen ist er dann ganz normal unter G zu finden.


Damit können auf dem Abiturzeugnis knapp 100 Zeichen untergebracht werden; auf einen Personalausweis passen höchstens 60 Zeichen!



 

  1.5 Unterregisterkarte Schullaufbahndaten

Schullaufbahndaten sind Profil, Fremdsprachenfolge, Bildungsgang, besuchter Religionsunterricht und Zusatzqualifikationen. Links ist die zugehörige Unterregisterkarte dargestellt (s.l.u.), rechts daneben mit ausgeklappten Comboboxen (s.r.u.).


Profile und Spezialformen sind in Kurswahlverarbeitung I > ... > 2.6 Profile und Sonderprofile detailliert beschrieben.

Unterhalb des Profils wird blau die Konfession des Schülers eingeblendet. Darunter sind Knöpfe zur schnellen Eingabe des besuchten Religion-/Ethik-Unterrichts angeordnet. Reichen evR, kR, Eth und jüd nicht aus, kann aus der Combobox eine weitere gewählt werden.

Mittels im Feld besuchter Religionsunterricht kann der gewählte Religion-/Ethik-Unterricht in die Folge-Halbjahre übertragen werden (s.r.; blau umrahmt). Wenn Sie beim Schüler den besuchten Rel.unterricht im 1. Halbjahr erfassen (z.B. evR), wird der automatisch auf alle anderen übertragen. Wechselt der Schüler (ausnahmsweise!) ab 2. Hj. z.B. zu kR, müssen Sie ins 2. Hj. wechseln, dort kR eintragen und dann auf klicken, damit der Eintrag auf die Folgehalbjahre übertragen wird. Das ganze ist vor allem ab Abi 2021 wichtig, weil nun der besuchte Rel.unterricht ggf. im Halbjahreszeugnis protokolliert werden muss.

Im Bild rechts ist oben ein weiterer Knopf zu erkennen. Der ist vor allem dafür gedacht, im 1. Hj. nach Übernahme der Stammdaten von Partnerprogrammen, deren angelieferten besuchten Rel.unterricht individuell für alle Schüler auf deren Folgehalbjahre zu übertragen.

Unter dem Feld für den Bildungsgang (Gymnasialtyp G8/G9) wird die Fremdsprachenfolge erfasst. Die Combobox geht für jedes Sprachenfeld auf und bietet immer nur den "Rest" der möglichen Fremdsprachen an.

Eine weitere Eingabehilfe bietet der Fremdsprachenmerker in der Mitte. Durch Klick auf das Kopiersymbol wird die gerade aktuell angezeigte FS-Folge samt Profil eines Schülers in den entsprechenden Merker übernommen; fünf derartige Merker sind möglich für die häufigsten an der Schule vorkommenden Fremdsprachkombinationen samt Profil. Der rot eingerahmte Merker (s.r.) liefert Englisch/Französisch/Italienisch im sprachlichen Profil.

Während der Datenerfassung bei weiteren Schülern genügt jeweils ein Klick auf ein passendes Einfügesymbol und der Merker wird auf die Fremdsprachenfelder und das Profilfeld übertragen.

Achtung: Bei jeder Änderung einer einzelnen Fremdsprache setzt winprosa den Profileintrag sicherheitshalber zurück; das Profil muss dann also neu eingetragen werden.

Das Feld für Kernfachwahl anerkannte Fremdspr. dient der Erfassung von fremdsprachlichen Sonderfällen, die i.d.R. vom jeweiligen RP genehmigt sein müssen. Derartige Fremdsprachen müssen Sie u.U. in winprosa erst erfassen; Details siehe Leistungsbewertung und Prüfungsverarbeitung > 4.1 Erfassung der Noten aus Kl.10/11 > Sonder-Fremdsprachen

Die Zusazuqualifikationen Latinum, Großes Latinum, Graecum und Hebraicum werden ebenfalls hier erfasst.


 

  1.6 Unterregisterkarten Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften

Die Erfassung von Bemerkungen und Arbeitsgemeinschaften ist ausführlich beschrieben in Kurswahlverarbeitung I > 4. Arbeitsgemeinschaften / Bemerkungen



 

  1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co.

winprosa arbeitet mit 3 Arten von IDs:

  1. die Quell-ID (alphanumerisch max. 40 Zeichen), sie identifiziert einen Stammdatensatz in der Quelldatenbank (z. B. ASV).
  2. die Stamm-ID (numerisch max. 10 Ziffern), sie identifiziert einen Stammdatensatz innerhalb der winprosa-Tabellenstruktur; bei in winprosa direkt erfassten Sätzen wird die Stamm-ID in die Quell-ID übernommen, also sind dann beide identisch *).
  3. die KWL-ID (numerisch max. 10 Ziffern), sie identifiziert einen Kurswahl- und Leistungssatz innerhalb der winprosa-Tabellenstruktur; ein Schüler kann mehrere KWL-IDs haben (z.B. Wiederholer).

*) Anwendungsbeispiel
Direkte Erfassung von Koop-Schülern oder Neuzugängen in winprosa während der Planungsphase. Ergänzung der Stammdaten, nachdem die neuen Schülersätze im Stammdatenprogramm eingepflegt wurden (über den Import und Abgleich über den Namen).

Auf der Stammdatenseite des Schülers werden bekanntlich dessen IDen aufgelistet (siehe 1.3 Der Verwaltungsbereich). Dabei gilt: winprosa erzeugt für jeden Schüler immer eine Stamm-ID und mindestens eine KWL-ID. Wenn ein Schüler keine eigene Quell-ID (vom SVP) besitzt, ist winprosa die Quelle, also wird dessen Stamm-ID auch als Quell-ID genützt. Somit ist die Quell-ID immer vorhanden und kann beim Datenaustausch der Synchronisierung dienen.


 

  1.8 Anmeldedaten, Studenten-Namenskürzel & Co.

In winprosa werden Schüler stammdatenmäßig immer über den Abiturjahrgang und den Nachnamen + Rufnamen/Vornamen angesprochen. Damit diese ihre Kurswahlen selber erfassen können, benötigen sie in winprosa auch Anmeldenamen/LogIn-Namen und -Passwort. Diese Anmeldedaten können auf unterschiedliche Weise verwaltet und verarbeitet werden:

  • Wenn die Partner- oder Fremdprogramme Anmeldedaten liefern können, werden diese über den Import nach winprosa übernommen und dort auf der Stammdatenseite im Bereich Login-Name und -Passwort angezeigt.
  • Ansonsten erzeugt winprosa diese Anmeldedaten automatisch selbt gem. Musterlösung für BW (paed.ML) und zeigt diese auf der Stammdatenseite an.
  • Die auf der Stammdatenseite angezeigten Anmeldedaten können jederzeit durch eigene/fremde Anmeldedaten überschrieben werden und wieder durch die Musterlösung ersetzt werden.
  • Speziell für die Untis-Schnittstellendatei erzeugt winprosa normierte Studenten-Namenskürzel, die nur für Untis gebraucht werden und nur dort erscheinen.
  • Diese Studenten-Namenskürzel können wahlweise auch durch die Anmeldenamen von der Stammdatenseite ersetzt werden.
  • Unabhängig davon überträgt winprosa in die Untis-Schnittstellendatei immer die (ggf. ersetzten) Studenten-Namenskürzel und wahlweise u.a. die Anmeldedaten.

Wenn Partnerprogramme keine Anmeldedaten für die Schüler bereitstellen, können diese auch nicht einfach in winprosa importiert werden. Da aber u.a. WebUntis derartige Anmeldedaten braucht, müssen die betroffenen Schulen tricksen, indem sie z.B. mit einem externen Programm Anmeldedaten generieren und ins SPV einspielen. Wenn's mit dem Einspielen nicht klappt, dann klappt's auch nicht mit der Übergabe an winprosa. Daher gibt es nun für Schulen mit Partnerprogrammanbindung einen zusätzlichen Schnittstellendienst (s.r.), mit dem nur das Abiturjahr, die E-Mail-Adr. und die Anmeldedaten importiert werden können. Dieser Dienst benötigt zur Synchronisation jeweils die Quell-ID.


 

  1.9 Schülerzahlen / Schülerfilter / Schülersuche


• Schülerzahlen und Schülerfilter

Der Schülerfilter ist immer am rechten Bildschirmrand eingeblendet, kann aber auch ausgeblendet werden, wenn der Platz knapp wird (s.l.u.; blau markiert). Wie er eingesetzt werden kann, ist ausführlich in Bedienung > 3. Schülerfilter beschrieben. Im vorliegenden Abschnitt geht es aber um die zugehörigen Schülerzahlen, auch in Bezug zur zugrundeliegenden Datenbank.



Wenn Sie der Reihe nach Schuljahr, Jahrgang und Halbjahr und dann einen Dienst ausgewählt haben, werden die Schüler dieses Jahrgangs im Schülerfilter angezeigt.

Im Beispiel (s.l.o; grün markiert) sind das 89 Datensätze, wovon aktuell alle ausgewählt sind. Und diese beinhalten ggf. 1 externen Schüler und zusätzlich die 7 Koop-Schüler, nicht aber die 6 gelöschmerkerten Schüler. Siehe auch 2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern und 4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern und speziell 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen

Diese Schülerdatensätze werden in einer Datenbank gespeichert, die ca. 1500 Schüler aufnehmen kann. Das entspricht also ca. 15 Jahrgängen zu je 100 Schülern (incl. aller Sonderfälle). Da winprosa derzeit alle Schüler ab 2010 umfassen kann, entspräche das ca. 1000 Schülerdatensätzen, also ist in der Datenbank noch genug Platz vorhanden.

Trotzdem werden in absehbarer Zeit die Jahrgänge 2010 bis 2020 voraussichtlich ebenso ausgelagert werden, wie das früher für die Jahrgenge 2004 bis 2009 durchgeführt worden war.


• Schülersuche im Schülerfilter

Über in der Fenstersymbolleiste können Sie die ganze Datenbank laden (s.l.o., rot markiert). Im rechten Bild sehen Sie das Ergebnis: links oben wird dort eingeblendet, dass die vollständige Schülertabelle vom aktuellen Jahrgang 2021 aus geladen worden ist, im Schülerfilter sind diese Schüler aufgelistet und darüber werden die Schülerzahlen eingeblendet (s.r.o., rot markiert).

Im Beispiel sind das 878 Datensätze . Und diese beinhalten insges. 2 externe Schüler, 122 Koop-Schüler und 144 gelöschmerkerte Schüler.

In diesem Modus ist der Filter deaktiviert, also keine Teilauswahl von Schülern einstellbar. Aber die Reihenfolgenauswahl ist weiterhin möglich. Hier können Sie also nach "verlorengegangenen" Schülern fahnden (z.B. solchen, die in einen falschen Jahrgang verschoben worden waren und dann dort, weil störend, gelöschmerkert worden sind). Geeignet dazu sind die beiden Reihenfolgen alphabetisch und nach Schüler-ID.

Wenn Sie einen Schüler im Schülerfilter gefunden haben und aktivieren, wird sein Datensatz angezeigt und darüber wird bei der Stamm-ID rot der Jahrgang eingeblendet, in dem er abgelegt ist. Im Bsp. (s.r.o., pinkfarben markiert) ist das (0000[2019]) mit der Bedeutung: "wurde vom Jahrgang 2019 nach 0000 verschoben".

Details zur Stamm-ID sind in 1.3 Der Verwaltungsbereich und in 5. Wiederholerverarbeitung zu finden.

Über nochmaliges schalten Sie zurück zum aktuellen Jahrgang (s.r.o., grün markiert).


Inhalt




 

2. Verwaltung von Koop-Schülern und externen Schülern

Thema überspringen 2.1 Koop-Schüler  2.2 Externe Schüler 

Schüler, die an Ihrem Gymnasium alle gewählten Kurse besuchen, sind eigene Schüler. Ihr Gymnasium ist also deren Stammschule.

Im Gegensatz dazu besuchen fremde Schüler entweder als Koop-Schüler nur einige Kurse an Ihrem Gymnasium, haben also eine Koop-Schule als Stammschule, oder als externe Schüler gar keine Kurse an Ihrem Gymnasium, sondern hier nur die Abiturprüfung für Schulfremde.

Die Abiturprüfung für Schulfremde darf nur an einem öffentlichen Gymnasium abgelegt werden. Kandidaten werden von der oberen Schulaufsichtsbehörde einem öffentlichen Gymnasium zugewiesen, erst danach dürfen sich diese ggf. an Ihrem Gymnasium melden und werden dann hier als externe Schüler geführt.

Details zur Schulfremdenprüfung siehe NGVO: 5. Abschnitt (§§ 32-39) und AGVO: Abschnitt 5 (§§ 34-41).
Details zur Kurswahlerfassung siehe Kurswahlverarbeitung I > 2.7 Koop- und externe Schüler.


 

  2.1 Koop-Schüler

Eigentlich genügt es bei Koop-Schülern Name und Rufname zu erfassen. Weitere Stammdaten werden nicht benötigt. Wenn Sie dann im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters den Koop-Merker anhaken (s.r.), weiß winprosa, dass dieser Schüler keine komplette Kurswahl vorweisen muss und reiht ihn im Schülerfilter hinter den eigenen Schülern ein.

Um später ggf. bestimmte Fremdsprachenkurse belegen zu können, sollte allerdings auch die entsprechende Fremdsprachenfolge erfasst werden.


Wenn Sie Datenbankanbindung an ein Partnerprogramm einsetzen, brauchen Sie ab Version 2017.xxxx diese Koop-Schüler nicht erst im Partnerprogramm zu erfassen, sondern können dies direkt in winprosa erledigen (s.l.u.).



Sie können max. 15 Schüler pro Arbeitsgang erfassen; im Beispiel sind es nur vier (s.r.o.). Für diese Schüler werden automatisch "Platzhalter" erstellt (s.r.) und als Koop-Schüler gekennzeichnet. Anschließend können Sie für jeden Platzhalter Namen und Vornamen erfassen.



Für die Abiturverarbeitung werden die Stammschulen (Nachbarschulen/Partnerschulen) der Koop-Schüler und deren dortige Schülernummern benötigt.

Im Dienst Bearbeiten > Formulare > Variablenlisten | Koop-Schulen benennen Sie die Partnerschulen, von denen Schüler zu Ihnen "einwandern".

Im Beispiel (s.r.) sind das die Schulen A und B oder 1 und 2, je nach RP.

Im Verwaltungsbereich tragen Sie die erweiterten Schülernummern (erw. SchNr) der Koop-Schüler ein.

Im Beispiel ganz oben hat der Schüler die Schülernummer 083 und die erweiterte Schülernummer a017, kommt also von Schule A(1) und wird dort unter der Nummer 017 geführt (s.r.g.o).

Zusätzlich sollte dem Schüler ein fiktiver Tutor zugewiesen werden; genommen wird dafür ein (beliebiges) Kürzel, das auf die Stammschule hinweist, im Bsp. oben also mgs. Dieses Kürzel wird dann in das gelbe Feld übernommen.

Sie können die erweiterten Schülernummern samt fiktivem Tutor auch im Dienst Bearbeiten > kursweise | Tutoren u. Kurse | Auswahl nach Tutoren erfassen (s.r.).

Im Fenster ist schön zu sehen, wie die Koop-Schüler immer am Ende jeder Auflistung ausgegeben werden.


 

  2.2 Externe Schüler


Für die Schulfremdenprüfung können Sie ab Ende November 2019 für den Jahrgang 2020 in winprosa externe Schüler erfassen (für jüngere Jahrgänge ist dieser Dienst noch nicht freigeschaltet). Da diese alle Prüfungen an Ihrem Gymnasium ablegen müssen, ist es sinnvoll, diese hier in die Prüfungsorganisation einzubinden. Leider haben die externen aber andere Prüfungsmodalitäten zu befolgen, wie in der NGVO/AGVO im Abschnitt 5: Abiturprüfung für Schulfremde nachzulesen ist:

AGVO § 36: Form der Prüfung, Prüfungsfächer
(1)
Die Prüfung gliedert sich in zwei Teile. Der erste Teil umfasst vier Fächer, die schriftlich und mündlich geprüft werden. Der zweite Teil umfasst vier Fächer, die ausschließlich mündlich geprüft werden. Die Fächer des ersten Teils der Prüfung werden nach den Anforderungen eines schriftlichen Prüfungsfaches, die Fächer des zweiten Teils der Prüfung nach den Anforderungen eines mündlichen Prüfungsfaches in der ordentlichen Abiturprüfung geprüft.
(2)
Prüfungsfächer können die Fächer des Unterrichtsangebotes im Pflichtbereich Deutsch, Englisch, Französisch, Latein, Griechisch, Russisch, Italienisch, Spanisch, Geschichte, Evangelische oder Katholische Religionslehre oder Ethik, Mathematik, die Fächer der Naturwissenschaften, Bildende Kunst, Musik, Wirtschaft sowie die Fächer Geographie und Gemeinschaftskunde sein. Die obere Schulaufsichtsbehörde kann im Einzelfall weitere Fächer, außer dem Fach Sport, zulassen. Sie soll sie zulassen, falls im Zeitpunkt der Entscheidung feststeht, dass sie in dem betreffenden Prüfungstermin mit den entsprechenden Anforderungen Gegenstand der ordentlichen Abiturprüfung sein werden.
(3)
Aus den möglichen Prüfungsfächern sind bei der Bewerbung die jeweils vier Fächer der beiden Teile der Prüfung zu wählen. Für die Wahl gelten folgende Bestimmungen:
1. Fächer des ersten Prüfungsteils sind
    a) Mathematik,
    b) Deutsch,
    c) eine Fremdsprache des Unterrichtsangebotes im Pflichtbereich,
    d) ein weiteres Fach nach Absatz 2, wobei die Wahl einer weiteren Fremdsprache im Einzelfall aus Gründen der Prüfungsorganisation ausgeschlossen sein kann;
2. unter den Fächern des ersten und des zweiten Prüfungsteils müssen zwei Fremdsprachen des Unterrichtsangebotes im Pflichtbereich, eine Naturwissenschaft und eines der Fächer Geschichte, Geographie, Gemeinschaftskunde oder Wirtschaft sein.

Damit passt die Prüfungsordnung der externen Schüler nicht gut zur NGVO/AGVO der internen Schüler. Für den Jahrgang 2020 werden wir versuchsweise die vier Prüfungsfächer des "ersten Prüfungsteils" in winprosa einbinden. In wieweit dies auch für die vier mündlichen Prüfungsfächer des "zweiten Prüfungsteils" gelingen wird, ist noch fraglich, haben die Externen doch insgesamt 8 mündliche Prüfungen zu absolvieren und diese (incl. schr. Prüfung) 12 Prüfungsteile müssen alle Noten der Qualifikationsphase der internen Schüler ersetzen. Somit passen auch die Abi­turzeugnisse nicht, sondern es müssen andere Formulare verwendet werden.

Externe Schüler entsprechen ansonsten recht gut den Koop-Schülern. Sie werden daher auch gleichartig erfasst und lediglich als externer Sch. gekennzeichnet (s.l.) und nicht als Koop'Sch, damit sie z.B. im Schülerfilter leichter aufrufbar sind (s.r.). Weitere Details zum Schülerfilter sind in Bedienung > 3. Schülerfilter zu finden.

Da sie von keiner Stammschle kommen, muss auch keine erfasst werden; daher wird ihre erweiterte Schülernummer mit führendem E gekennzeichnet (und nicht mit a, b, c, ..., wie bei den Koop-Schulen; s.l.o.).

Und auch für sie gilt, dass, um später ggf. bestimmte "Fremdsprachenkurse belegen" zu können, auch die entsprechende Fremdsprachenfolge erfasst werden sollte.


Inhalt




 

3. Datenanbindung u. -Übernahme

Thema überspringen 3.1 Grundlagen  3.2 An- und Abkoppeln eines Schülers  3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm 
3.4 Anbindung an ASV-BW

 

  3.1 Grundlagen

• bis Version 2016.xxxx

winprosa kann bekanntlich entweder zusammen mit Partnerprogrammen, also anderen Stammdatenprogrammen (= Schüler­verwaltungs­programmen, = Schul­verwaltungs­programmen, = SVP) oder auch alleine eingesetzt werden. Dabei war bis zur Version 2016.xxxx zu unterscheiden zwischen permanenter Anbindung und temporärer Anbindung an das SVP.

Bei permanenter Anbindung müssen die SVPen (Ass, Atlantis, SVP-BW) in der Lage sein, ihre Daten mit winprosa zu teilen. D.h., beide Programme pflegen eine gemeinsame Datenbank. Das SVP liefert dorthin Kopien der Stammdaten aus seiner eigenen Datenbank und winprosa liefert dorthin die Leistungsdaten. Seitens winprosa gibt es keine Einflussnahme auf die angelieferten Stammdaten. Korrekturen müssen immer erst vom Bediener des SVP erfasst werden, was manche lästigen Zustände erzeugen kann.

Bei temporärer Anbindung importiert winprosa einen Datenbestand, der von einem Fremdprogramm geboten wird, und arbeitet dann autonom weiter. Der Import über eine txt-, xls(x)- oder csv-Datei kann durchaus mehrfach geschehen, aber in der Zwischenzeit sind die Programme getrennt und unabhängig. So arbeiten schon immer diejenigen Anwender, die winprosa "alleine" einsetzen. Der Vorteil ist, dass in winprosa auch die Stammdaten jederzeit gepflegt/geändert werden können. Der Nachteil ist, dass die Import-Datei zwischen den Programmen extra abgesprochen/synchronisiert werden muss. Die Partnerprogramme können in diesem Sinne auch wie Fremdprogramme temporär angebunden sein.


Zum Anbinden der einzelnen Partnerprogramme an winprosa siehe Handbücher unter Datenanbindung u. -Übernahme, auch für Version ab 2017.xxxx.


• ab Version 2017.xxxx

Mit Version 2017.xxxx kann mit dem (alten) SVP ASS , Atlantis und SVP-BW praktisch ohne Änderung weitergearbeitet werden. Aber falls vorher permanente Anbindung vorhanden war, wird die nun gelockert. Die gemeinsame Datenbank bleibt zwar erhalten, wird aber nur noch vom SVP gefüllt. Sie dient nun lediglich als Transferdatei, aus der die Daten nur bei Bedarf mittels einfachen Klicks auf den entsprechenden Import-Schalter , oder im Stammdatenfenster in winprosa importiert werden.

Sie müssen also die Stammdaten bei Bedarf aus dem SVP abholen, siehe 3.3 Import aus dem (alten) Partnerprogramm. Das gilt insbesondere auch für die Noten der Einführungsphase, siehe Schnittstellen & Freigaben > 1.2 Freigaben / Export / Import.

Dabei sind die Stammdaten jederzeit änderbar. Dazu können einzelne Schüler in winprosa vom SVP (genauer von der Transferdatei) abgekoppelt oder wieder angekoppelt werden. Im abgekoppelten Zustand sind sie in winprosa änderbar und vor neuerlichem Überschreiben aus dem SVP geschützt, im angekoppelten Zustand werden sie beim Datenimport aus dem SVP mit aktualisiert.

Für alle Stammdatenprogramme bleibt die Anbindung als Fremdprogramm weiterhin möglich. Diese müssen dann nach wie vor eine txt-, xls(x)- oder csv-Datei für den Import zur Verfügung stellen. Die alten Partnerprogramme bedienen aber i.d.R. die Transferdatei, winprosa kann also auf Knopfdruck indirekt auf deren Daten zugreifen.

ASV-BW bleibt aber diesbezüglich inaktiv, daher benötigt winprosa einen lesenden Direkzugriff auf die Datenbank von ASV-BW. Ist dieser eingerichtet (natürlich passwortgeschützt), ist die weitere Bedienung von ASV-BW die gleiche, wie für die anderen Partnerprogramme. Daten werden also auf Knopfdruck impoprtiert; in diesem Sinne ist ASV-BW dann ein Partnerprogramm. ASV-BW kann aber auch wie ein Fremdprogramm eingesetzt werden; dann muss dort die xlsx-Datei erzeugt werden, die anschließend in winprosa eingelesen werden kann.

Jeglicher Import erfolgt über dieselbe leistungsfähige Schnittstelle. Dort ist also der Import aus Partner- und der aus Fremdprogrammen zusammengefasst. Jeglicher Stammdatenimport wird über das Stammdatenfenster durchgeführt, also im Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten. Dabei gibt es keine Wahlmöglichkeit: Import entweder vom festgelegten Partnerprogramm aus mit festgelegten Parametern oder von beliebigen Fremdprogrammen aus, dann mit einstellbaren Parametern. Dementsprechend ist der Import-Schalter eines der folgenden Symbole: , , , oder

Ist eine Transferdatei vorhanden, können Sie diese zur Kontrolle einsehen und ggf. für Stammdatenexport verwenden.

Das folgende Beispiel zeigt dies für SVP-BW. Wenn Sie den Dienst Datei > Schnittstellen und Freigaben | SVP-BW aufrufen, erhalten Sie nebenstehende Ansicht (s.r.).

Dort können Sie die Tabelle anzeigen, in ihr gezielt nach einem Schüler suchen und die Tabelle exportieren.


Anbinden der "alten" Partnerprogramme an winprosa siehe Datenanbindung u. -Übernahme,
Datenübernahme/Import aus Partner- und Fremdprogrammen siehe 3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm,
Anbindung an ASV-BW siehe 3.4 Anbindung an ASV-BW.


 

  3.2 An- und Abkoppeln eines Schülers

An- und Abkoppeln ist nicht nur möglich im Zusammenhang mit einem Partnerprogramm, sondern auch indirekt bei Datenübernahme von Fremdprogrammen.

Im Bsp. (s.r.) ist die Anbindug an ASS an den rot markierten Stellen zu erkennen: am Import-Schalter , über den ggf. ein Datenimport ausgelöst werden kann und an der Quell-ID von ASS-Windows.

Offensichtlich ist der Schüler ans SVP angekoppelt, denn seine Stammdaten sind ausgegraut. Dann gilt der Hinweis (grün markiert), dass hier nur E-Mail-Adr. und Zugangsdaten erfassbar sind.

Nach Klick auf den Schalter neben dem Vornamenfeld (blau markiert, s.r.) kann der Schüler von der Transferdatei abgekoppelt werden. Es erscheint dann ein Hinweistext (s.u.).




Im Bild (s.o.) wird nun oben neben der Schülernummer angezeigt, dass dieser Schüler abgekoppelt ist und neben dem Vornamenfeld kann diese Abkopplung durch Klick auf mit entsprechender Erklärung (s.r.) wieder aufgehoben werden.




 

  3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm

• Aufruf des Schnittstellendienstes   (• Das Fenster Stammdaten Import/Abgleich  • Umzug/Neuinstallation von winprosa mit alter Partnerprogrammanbindung)

Der Schnittstellendienst in Bearbeiten > schülerweise > Stammdaten gilt gleichermaßen für (alte) Partnerprogramme und für Fremdprogramme. Dabei können auch die alten Partnerprogramme incl. ASV wie Fremdprogramme eingesetzt werden: Partnerprogramme bedienen bekanntlich die Transferdatei, Fremdprogramme müssen eine Excel-, CSV- oder Text-Datei liefern. Importiert wird immer in den aktuellen Abiturjahrgang.

Dieser Dienst war in winprosa von Anfang an vorhanden, ist aber jetzt mit vereinheitlichtem Layout und an der logisch passenden Stelle eingebettet. Der Dienst wurde früher nur von Anwendern benötigt, die winprosa alleine eingesetzt hatten und die Daten von Fremdprogrammen mittels Excel-, CSV- oder Text-Dateien übernehmen mussten. Nun wertet dieser Dienst auch die Transferdatei des ursprünglich permanent verbundenen SVP aus, indem er daraus eine temporäre CSV-Datei erstellt, die nach dem Einlesen sofort automatisch gelöscht wird.

Da die Transferdatei zwischen winprosa und dem jeweiligen Partner immer fest vereinbart und nach festen Regeln strukturiert ist, hat die zugehörige temporäre CSV-Datei ebenfalls eine feste Struktur. Die Struktur der anderen Dateien muss zwischen winprosa und dem jeweiligen Fremdprogramm immer abgesprochen/synchronisiert werden, wobei sich winprosa einmal getroffene Vereinbarungen merkt.

Dieser Dienst wird immer automatisch beim Einrichten eines neuen Jahrgangs angeboten, um die neuen Schülerstammdaten zu importieren (s.l.u. ohne Partnerprogramm; s.r.u. mit Partnerprogamm).

   


Später rufen Sie diesen Dienst über Bearbeiten > Schülerweise | Stammdaten nur dann auf, wenn ein Datenabgleich nötig wird.

Dabei sind bei Bindung an Fremdprogramme (s.l.u.) alle Stammdatenfelder frei zugänglich und es gibt "nur" den Aufruf des Schnitt­stellen­dienstes, über den alle verfügbaren Merkmale geliefert werden sollen. Fehlende Merkmale müssten sonst von Hand nacherfasst werden!

Ist dagegen Bindung an Partnerprogramme vorhanden, wie z.B. SVP-BW (s.r.u.), sind die Stammdatenfelder nicht frei zugänglich, außer E-Mail-Adr., Log-In-Name und Passwort, denn diese Daten liefert derzeit keines der uns bekannten SVP. Daher gibt es hier neben dem Aufruf des Schnittstellendienstes für den Stammdatenimport auch den Aufruf eines Zusatz-Schnittstellendienstes für den Import der letzgenannten Daten.

   

Manche Schulen erzeugen derartige Schüler-Anmelde-Daten nämlich auf recht kreativen Wegen außerhalb ihres SPV. Und wenn diese nicht in benutzerdefinierbare (freie) Datenfelder im SVP übertragen werden können, brauchen sie eine andere Möglichkeit in winprosa. Daher gibt es diesen Zusatz-Schnittstellendienst zum ausschließlichen Import von Abi-Jahr, E-Mail-Adr., LogIn-Namen, und -Passwort. Dieser Dienst benötigt aber zur Synchronisation die Quell-IDen der Schüler.

Sollen Schülerstammdaten (kurzfristig) von winprosa aus geändert werden, können einzelne Schüler bekanntlich vom SVP abgekoppelt werden, wie in 3.2 beschrieben ist.


• Das Fenster Stammdaten Import/Abgleich  (- Parameter für den Import  - Filterung der Datensätze  - Merkmals-Bezeichnungsfehler)

Der Import verläuft folgendermaßen: Erst werden die den späteren Import beeinflussenden Parameter eingestellt, dann wird ggf. mehrfach zur Probe eingelesen, anschließend werden nötigenfalls die Parameter variiert, solange, bis die angezeigte Schülerliste "stimmt". Dann erst wird echt importiert.

Im Bsp. ist ASS das Partnerprogramm, daher wird der Schnittstellendienst (s.u.) durch Klick auf auf der Stammdatenseite aufgerufen. Ist kein Partnerprogramm eingebunden, kann der Schnittstellendienst dort über gestartet werden.

Das Fenster Stammdaten Import/Abgleich ist in vier Teile gegliedert. Links werden die Parameter für den Import eingestellt. Rechts werden die Details zur Filterung der Datensätze eingestellt und damit wird festgelegt, welche der angelieferten Schüler später zu zu importieren sind.


- Parameter für den Import

Links oben im Fenster Stammdaten Import/Abgleich wird die Importdatei ausgewählt und deren Aufbau angegeben (bei Partnerprogrammen ist die Datei samt Struktur schon festgelegt; im Bsp. für ). Wenn Sie den Trenner nicht kennen, probieren Sie alle der Reihe nach aus und beobachten unten in der Synchronisationstabelle die externe Textdatei-Liste. Wenn dort die externen Merkmale richtig dargestellt werden, haben Sie den passenden Trenner gefunden.

Links unten werden in der Synchronisationstabelle die zu übertragenden Datenfelder synchronisiert (auch diese sind bei Partnerprogrammen bereits festgelegt). Zusätzlich ist mittels immer auf ASV-BW-Import umschaltbar (und über zurück auf den ursprünglichen ASS-Import usw.).

Die Synchronisationstabelle ist dreigeteilt, links stehen die (winprosa-)Merkmale, rechts die externen Merkmale (externe Textdatei-Liste), in der Mitte ist die Synchronisationsspalte (<< zugeordnet).

Die Synchronisationn zwischen internen und externen Merkmalen läuft (wenn nicht bereits feststehend) in drei bis vier Schritten ab:

  1. Im ersten Bild (s.u.) ist zu erkennen, wie durch Wahl des Pfades zur Quelldatei und nach Angabe von Trenner und ggf. Hinweis auf Feldnamen die Merkmale einen ersten Synchronisationsversuch erfahren haben; noch sind wenige Merkmale zugeordnet.
  2. Im zweiten Bild ist der Synchronisationsdienst aufgerufen worden; dadurch konnten schon die meisten Merkmale zugeordnet werden.
  3. Im dritten Bild sind die restlichen Merkmale auf ihr Zielfeld gezogen worden. Einige Merkmale werden in winprosa nicht benötigt und einige in winprosa vorhandene Merkmale werden offensichtlich nicht angeliefert.
  4. Im vierten Bild wird gezeigt, wie anstelle der Feldnamen/Merkmalsnamen die tatsächlichen Merkmale schülerweise eingeblendet werden können. Das kann zur Überprüfung dienen, ist aber vor allem für die Fälle gedacht, in denen das Fremdprogramm keine Feldnamen mitliefert.
    In diesem Bild ist auch zu erkennen, dass der Tutor 10a heißt. Das ist beabsichtigt, damit die Schüler zu Beginn der Planung geordnet nach den alten Klassenzugehörigkeiten bearbeitet werden können und es zeigt, dass jedes externe Merkmal ggf. mehreren intenen zugeordnet werden kann.

     


- Filterung der Datensätze

Rechts oben im Fenster Stammdaten Import/Abgleich werden Details zur Filterung der Datensätze eingestellt. Wenn (links) die Synchronisation steht, klicken Sie (rechts) auf  Import prüfen/vorbereiten  (violett markiert).

Rechts unten werden darauf hin alle Datensätze aufgelistet und farblich gekennzeichnet (Bedeutung der Farben blau markiert). Diese Farben können Sie im Dienst Extras > Benutzerparmeter | Diverse persönliche Einstellungen abändern.

Offensichtlich können  rot  unterlegte Datensätze nicht importiert werden,  blau  unterlegte sind neu und werden ggf. angefügt und  gelb  unterlegte sind bereits vorhanden und werden ggf. nur aktualisiert.

Welche Datensätze aus der Liste tatsächlich importiert werden sollen, wird in dem Fenster über den Datensätzen festgelegt. Im Bild (s.r.) sind das offensichtlich Schüler ohne Angabe eines Abiturjahres. Dabei sollen Neue Sätze angefügt werden und bestehende sollen aktualisiert werden.

Das ist geeignet zur Neuanlage eines Jahrgangs, wenn in der Import-Datei nur ein Jahrgang vorhanden ist. Ob die Schüler anhand ihrer Quell-ID oder anhand von Name, Vorname u. Geburtsdatum identifiziert werden sollen, ist bei Neuanlage natürlich unerheblich.

Wären in der Import-Datei mehrere Jahrgänge vorhanden, müssten die Schüler entweder anhand des Merkmals Abijahr unterscheidbar sein (dann entsprechenden Haken setzen) oder von Hand markiert werden.

Im nächten Bild (s.r.) sollen Schüler anhand ihrer Quuell-ID identifiziert werden, müssen also ggf. schon vorhanden sein; aber es sollen auch neue aufgenommen werden. Aber nur solche, die zum Abiturjahrgang 2022 gehören.

Diese Einstellungen sind geeignet zum Datenabgleich. Ein Datenabgleich muss immer dann erfolgen, wenn im Partnerprogramm Änderungen vorgenommen worden waren. Und vor den Prüfungsarbeiten sollte ein finaler Datenabgleich erfolgen, damit z.B. alle Adressdaten für den Zeugnisdruck stimmen.


Durch Klick in die Überschriften der Schülerliste können Sie die Liste unterschiedlich sortieren, Durch Eingabe eines Listenelements in der Suchzeile unter der Tabelle können Sie nach diesem Element suchen. Und Sie können (einzelne) Schüler markieren durch Anhaken in der Spalte OK. Mit den grün umrahmten Schaltern können Sie diese Markierungen rationell manipulieren.


- Merkmals-Bezeichnungsfehler

Falls winprosa beim Einleseversuch mittels  Import prüfen/vorbereiten  erkennt, dass Bezeichnungsfehler bei den externen Fächern/Merkmalen/Bezeichnern bestehen, erscheint ein Fehlerhinweis (s.r.), anschließend werden die SVP-Referenztabellen zur Überarbeitung geöffnet.

Alle neuen Bezeichner werden eingelesen, bei Fächern und Profilen (im Bild rot markiert) müssen Sie dann bei den ungeklärten Zuordnungen die richtigen winprosa-Bezeichner aus der jeweiligen Drop-down-Liste aussuchen. Die Konfessionen (blau markiert) werden einfach eingelesen, weiter ist da nichts zu tun.

Wenn Sie bei den fraglichen Referenztabelleneinträgen die Zuweisungen aktualisiert haben, müssen sie nochmals auf  Import prüfen/vorbereiten  klicken.

Sie können die SVP-Referenztabellen zur Kontrolle auch direkt über den Knopf  Zuordnung SVP → winprosa  öffnen.

Wenn (trotzdem) alle Datensätze in der Schülerliste ignoriert werden (i.d.R.  rot  unterlegt), ist wahrscheinlich ein Merkmal generell falsch formatiert (z.B. Datum ohne Datumsformat). Dann müssen Sie die Quelle studieren/umparametrieren.



Wenn die Schülerliste dann stimmt, starten Sie den eigentlichen Import durch Klick auf  Import starten . Sicherheitshalber wird dabei erst eine automatische Datensicherung durchgeführt.

Vorher geschieht nichts mit den in winprosa bereits vorhandenen Daten. Daher dürfen Sie nach Herzenslust mit allen Paramertern im Fenster Stammdaten Import/Abgleich spielen.


Im Fenster können Sie mittels Zusatzinformationen bezüglich des Stammdatenimports aufrufen (s.u.).


 

• Umzug/Neuinstallation von winprosa mit alter Partnerprogrammanbindung

Wenn Sie in alten 2016-Versionen mit einem der "alten" Partnerprogramme (ASS, Atlantis, SVP-BW) mit Datenanbindung gearbeitet haben und seither ein normales Upgrade auf 2017 mit anschließenden normalen Updates auf 2018 durchgeführt hatten, klappt der eben beschriebene Import störungsfrei.

Wenn Sie aber dann eine Neuinstallation einer 2018-Version (oder jünger) vornehmen mit anschließender Rücksicherung der 2018-Daten (z.B. beim Serverwechsel oder zur Strukturbereinigung), geht die neue Version nicht mehr davon aus, dass es noch alte Partnerprogramm-Bindungen gibt. Der Dienst zum Einbinden der Partnerprogramme ist also deaktiviert. Der wird erst wieder freigeschaltet, nachdem man in der ...winprosa\winprosa.ini in der Abteilung [CMH] die Zeile DBN=prosadat.ass (oder DBN=prosadat.atl oder DBN=prosadat.est) eingefügt hat. Dann erst können die Pfade zu den Programmen (wieder) eingetragen werden.

Details siehe Installation und Update > ... > 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server > Händischer Umzug


 

  3.4 Anbindung an ASV-BW

Wir gehen davon aus, dass jetzt keine Schule mehr neu in eines der etablierten Partnerprogramme einsteigt, denn ASV-BW soll das SVP für die Schulen werden. Daher bietet winprosa nicht mehr die Möglichkeit, von einem Fremdprogramm auf eines der alten Partnerprogramme umzusteigen. Aber "Altanwender" können aus Sicht von winprosa bei ihrem alten SVP bleiben.

Steigt eine Schule von einem Fremdprogramm auf ASV-BW um, dann muss in winprosa lediglich der Direktzugriff auf die ASV-BW-Datenbank freigeschaltet werden. Wechselt eine Schule von ihrem alten Partnerprogramm auf ASV-BW, dann muss vor Freischalten des Zugriffs erst das alte Programm abgekoppelt werden.


• Abkoppeln vom alten Partnerprogramm   (• Einrichten des Direktzugriffs auf ASV-BW  • ASV-BW als Fremdprogramm einsetzen)

Im Bsp. (s.l.) soll SVP-BW abgekoppelt werden. Stellen Sie dazu erst denjenigen Abitur-Jahrgang ein, ab dem abgekoppelt werden soll. Rufen Sie dann den Dienst Datenbanktyp und Verzeichnisse auf (Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbanktyp und Verzeichnisse). Dort finden Sie den Datenbanktyp prosadat.est (SVP-BW) eingetragen. Unten im Fenster wird angeboten, diese Datenbankanbindung ab dem eingestellten Abijahrgang zu lösen.

Nach Klick auf  Wechsel durchführen  erhalten Sie einen Warnhinweis (s.r.u.). Erst nach Bestätigung wird tätsächlich abgekoppelt und der Vollzug gemeldet (s.w.r.u).


Im Beispiel (s.l.o.) soll ab Abi-Jahrgang 2018 abgekoppelt werden, Wenn dies geschieht, ist von keinem Jahrgang mehr der Zugriff auf das alte Stammdatenprogramm möglich. Das ist aber kein Problem, denn für "alte" Jahrgänge wird es nur extrem selten zu Stammdatenänderungen kommen und die sind ggf. direkt in winprosa möglich. Die Zahl 2018 dient nur der programminternen Verarbeitung.


• Einrichten des Direktzugriffs auf ASV-BW

Rufen Sie den Dienst Datenbankpflege auf (Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbankpflege). Dort können Sie nach Eintragen der Anmeldedaten den Zugriff auf die ASV-Datenbank testen.

Aber erst nach Anhaken des Feldes  Standarddatenbank ...  können Sie später vom Stammdatenfenster aus in winprosa auf die Daten zugreifen (Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten). winprosa verhält sich dabei völlig passiv. D.h., es werden keinerlei Daten oder Datenbankstrukturen in ASV-BW verändert.


Die Enterprise-Version von ASV-BW ist auf dem Server-PC dreistufig installiert: Erst wird dort die PostgreSQL-Datenbank (Postgres) installiert, dann das ASV-Server-Programm (ASV-Server) und zuletzt das ASV-Client-Programm (ASV-Client).

D.h., alle drei laufen lokal auf demselben PC. Also braucht Postgres zur Bedienung von ASV-BW keine Netzwerkfreigabe. In Postgres ist der Netzwerkzugriff sowieso standardmäßig deaktiviert.

Auf den Client-PCs wird der ASV-Client gestartet, der als "Frontend" Anfragen annimmt und zum ASV-Server weiterleitet. Der wiederum bedient Postgres und reicht die Antworten an den ASV-Client zurück.

winprosa hat keinen Zugriff auf den ASV-Server, muss Postgres daher übers Netzwerk direkt abfragen. Wenn Sie also Probleme beim Zugriff von winprosa aus auf die PostgreSQL-Datenbank haben, liegt das wahrscheinlich an der fehlenden Netzwerkfreigabe in Postgres. Hier hilft dann der Tipp auf der Seite IT Wiki von Franz Butzhammer weiter:
Fernzugriff über Netzwerk auf PostgreSQL-Datenbank.


Nachdem der Direktzugriff auf die ASV-Datenbank eingerichtet ist, kann jeder Abiturjahrgang auf Knopfdruck von ASV in winprosa eingelesen werden. Und jedesmal, wenn es Änderungen bei den Stammdaten gibt, kann wieder neu eingelesen werden. Details siehe 3.3 Import aus dem Partner- oder Fremdprogramm.


Der Erlaß ohne Datum AZ 22-0276.0/44/1 des MKJS "Hinweise zur Unzulässigkeit der Weitergabe von Admin-Passwörtern durch die Schulen" bleibt dabei unberührt, denn die Stammdaten gehören in die Obhut der Schule und werden dort zur ausschließlichen Durchführung deren hoheitlicher Aufgaben benutzt. Dementsprechend gehören auch die administrativen ASV-BW-Zugangsdaten in deren Verwaltungsbefugnis.

In gleichem Maße dient auch winprosa der Durchführung hoheitlicher Aufgaben. Damit ist selbstverständlich, dass die ASV-BW-Zu­gangs­daten zur Einrichtung des Datenbankzugriffs auf ASV-BW von winprosa aus verwendet werden dürfen und müssen. Die ASV-BW-Zugangsdaten gehen dabei ebensowenig außer Haus / an Dritte, wie die winprosa-Zugangsdaten.

winprosa greift nur lesend auf die ASV-Datenbank zu und ändert daher keinerlei Strukturen und Daten in dieser Datenbank.

Natürlich müssen beide Programme gemäß §11 LDSG in Verfahrensverzeichnissen von den Schulen registriert sein (siehe Verfahrensverzeichnis gem. Landesdatenschutzgesetz (LDSG)).

Ist die Netzwerkbetreung einem externen IT-Dienstleis­ter/Stadt­ver­waltung übertragen worden, unterliegen auch diese den Bedingungen des LDSG. Insbesondere liegt dann ggf. eine Auftragsdatenverarbeitung nach § 7 LDSG für die Schule und auf Weisung der Schule vor, vor allem dann, wenn die Daten "außer Haus" gehalten werden (Cloud/Server des Dienstleisters / der Stadtverwaltung). Dann muss der Dienstleister den Zugang einrichten oder die Zugangsdaten hierfür bereitstellen.


Über erhalten Sie folgende Zusatzinfos bez. Einrichtens des Direktzugriffs (s.u.).


• ASV-BW als Fremdprogramm einsetzen

Eigentlich gibt es keinen Grund SVP-BW nicht als Partnerprogramm einzusetzen und somit auf den Direktzugriff zu verzichten. Da aber SVP-BW einen speziellen Datenexport für winprosa anbietet, soll der hier kurz beschrieben werden.

Wenn Sie also ASV-BW als Fremdprogramm einsetzen wollen, dann rufen Sie in ASV-BW den Dienst Exportformate verwalten auf, wählen dann den Datenbereich Schüler und anschließend Schüler für WinProsa. Die Parameter sind schon eingestellt, sodass Sie ohne weitere Arbeit eine Datei export.xls in einem Ordner Ihrer Wahl erhalten können.

Exportiert werden offensichtlich:
Familienname, Vornamen, Rufname, Schüler/in Anschrift PLZ, Schüler/in Anschrift Ort, Schüler/in Ortsteil der Anschrift, Schüler/in Strasse, Schüler/in Hausnummer, Geschlecht (männlich/weiblich), 1. Schülerprofil.Anzeigeform, Religionszugehörigkeit.Langform, Teilnahme am Rel.-/Ethikunterricht 2. HJ.Langform, Geburtsort, Geburtsdatum, Fremdsprache 1. Fach.Anzeigeform, Fremdsprache 2. Fach.Anzeigeform, Fremdsprache 3. Fach.Anzeigeform.

Hier müssen Sie vermutlich noch nacharbeiten. Und Sie müssen die externen mit den internen Bezeichnern/Merkmalen synchronisieren!


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4. Anfügen, Löschen, Verschieben und Nummerieren von Schülern

Thema überspringen 4.1 Anfügen von Datensätzen  4.2 Löschen von Datensätzen  4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000 
4.4 Endgültiges Löschen von Schülern 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen
4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen 4.7 Nummerieren

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Datenbankdienste Neuaufnahme (Anfügen) und Entfernen (Löschen) von Schülerdatensätzen angesprochen. Diese Dienste sind aber nur verfügbar, wenn die Datern nicht durch (permanente) Datenanbindung an Partnerprogramme zur Verfügung gestellt werden. Andernfalls müssen derartige Schüler im Partnerprogramm erfasst oder gelöscht werden. Erst ab Version 2017.xxxx gibt es nur noch temporäre Datenanbindung an Partnerprogramme; Details hierzu siehe 3. Datenanbindung u. -Übernahme.

Ferner werden die "Hilfsdienste" Durchnummerieren eines Jahrgangs und die Einzeldienste "Löschmerkern", Umwandeln in Koop-Status und Verschieben in andere Jahrgänge erklärt.

Diese Dienste sind alle im Verwaltungsbereich der Registerkarte Stammdaten zusammengefasst. Dort ist oben eine Symbolleiste angeordnet (s.r.).

Nach Klick auf den Schalter wird die vollständige Schülertabelle im Schülerfilter zur Anzeige gebracht. Die Schülernamen sind gelb unterlegt. Nach erneutem Klick auf den Schalter wird wieder der ursprüngliche Jahrgang geladen.

Ein Klick auf den Schalter bereitet die Neuaufnahme eines Schülerdatensatzes vor.
 

Nach Klick auf diesen Schalter wird der ganze Jahrgang gemäß im Schülerfilter eingestellter Reihenfolge neu durchnummeriert. Ist im Schülerfilter eine Teilauswahl eingestellt, wird trotzdem der ganze Jahrgang durchnummeriert.

Durch Klick auf den Knopf während der Eingabe der Schülerdaten kann der Datensatz sofort in die Datenbank auf Festplatte gespeichert werden. Ansonsten bleiben die Daten bis zum Ende der Gesammterfassung im (flüchtigen) Arbeitsspeicher.

Nach Klick auf den Refresh-Knopf wird der aktuelle Jahrgang oder die gesammte Schülertabelle neu geladen.
 

Dieser Knopf gibt den Anbindungstyp an, kann also unterschiedliche Ausprägungen haben. Durch ihn wird ein Text/CSV-Import oder ein Import aus der Transfertabelle eingeleitet.


 

  4.1 Anfügen von Datensätzen

Vor Erfassen neuer Schüler müssen Sie in der Haupt-Symbolleiste nach Wahl eines geeigneten Schuljahres erst den gewünschten Jahrgang (Zieljahrgang) wählen. Im Bild (s.r.) ist dies der Jahrgang 2018. Das eingestellte Hj. 1 ist hier ohne Bedeutung; die Schüler sind immer alle vier Halbjahre aufrufbar.

Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste auf . Seit Version 2017 können Sie hier auch bei Datenanbindung an Partnerprogramme (einzelne) Schüler direkt erfassen. Dieser Dienst ist ursprünglich zur schnellen Erfassung der Koop-Schüler gedacht (siehe 2. Verwaltung der Koop-Schüler), klappt aber auch bei regulären Schülern.

Jeder Datensatz einer Datenbank ist über eine (meist interne) eindeutige ID-Nummer identifizierbar, aus winprosa-Sicht Stamm-ID oder Quell-ID genannt. winprosa vergibt dementsprechend ebenfalls Schüler-ID-Nummern, KWL-ID genannt.

Da der neu anzulegende Schüler keine Quell-ID von außen mitbringt, setzt winprosa die eigene ID auch als Stamm-ID ein. Offensichtlich ist im Abi-Jahr 2018 die laufende Nummer 000001 noch/wieder frei.

Der Schülername wird sofort mit einem Platzhalter belegt, den Sie nachher überschreiben müssen.

Nach Erfassung aller Stammdaten dieses Schülers können Sie über sofort den nächsten Schüler erfassen.


Wenn Sie nachprüfen wollen, welche Schüler in der Datenbank abgelegt sind, bringen Sie mittels die ganze Datenbank im Schülerfilter zur Anzeige.

Solange die ganze Datenbank aktiv ist, werden im Schülerfilter alle Schüler gelb unterlegt gekennzeichnet (und alle anderen Dienste sind gesperrt). Links ist alphabetische Sortierung eingestellt und rechts die nach Schülernummern.

Wollen Sie wissen, wohin die einzelnen Schüler gehören, bringen Sie die fraglichen zur Anzeige und entnehmen der Stamm-ID den Abi-Jahrgang.

Bei den in der rechten Darstellung sichtbaren Schülernummern ist auch der Abi-Jahrgang angegeben, dafür ist die alphabetische Sortierung nicht möglich. Im Beispiel-Bild ist zu erkennen, dass es dort dreimal einen Rudi Ratlos im Jahrgangen 2015 gibt; wo die anderen sind, ist so nicht ersichtlich.

Nach erneutem Klick auf wird der aktuelle Jahrgang neu geladen und die gelbe Unterlegung im Schülerfilter verschwindet wieder. Ggf. müssen Sie anschließend Nummerierung und Anordnung richtig stellen.


 

  4.2 Löschen von Datensätzen

winprosa kennt drei Arten des Löschens: verstecken, parken und entfernen.

• Verstecken

Wenn Sie z.B. einen Schüler kurz vor Schuljahresende in die kommenden JG2 aufnehmen, befindet er sich formal bereits vor den Zeugnisarbeiten in der JG1 (!). Also verstecken Sie ihn mittels Löschmerker während der Zeugnisarbeiten. Später aktivieren Sie ihn wieder. Details siehe 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen.

• Parken

Wenn ein Schüler z.B. am Ende von JG1 die Kursstufe verlässt und die Schule wechselt, verschieben Sie ihn in den Jahrgang 0000. Dort ist er nicht mehr einsehbar/bearbeitbar. Sollten Sie später seine Daten nochmals brauchen, holen Sie ihn in den ursprünglichen Jahrgang zurück. Details siehe 4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000.

• Entfernen

Der Jahrgang 0000 dient als Sammelbecken für geparkte, d.h. löschbare Schüler. Von Zeit zu Zeit können Sie die Datenbank packen; damit ist die endgültige Löschung von nicht mehr benötigten Schülerdaten gemeint. Details siehe 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern.


 

  4.3 Verschieben in den Jahrgang 0000

Wenn Sie auf klicken, wird der aktuelle Schüler nach Rückfrage (s.r.) in den Pseudo-Jahrgang 0000 verschoben. Damit ist er "zum Löschen vorgemerkt", denn der Jahrgang 0000 dient ausschließlich zu diesem Zweck.

Allerdings kann er von dort wieder zurückgeholt werden, falls er noch nicht entfernt ist.


Wählen Sie dazu in der Hauptsymbolleiste den Jahrgang 0000 aus (Schuljahr ist beliebig). Im Schülerfilter werden dann alle geparkten Schüler angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Schüler. In der Mitte wird daraufhin mittels angezeigt, aus welchem Ursprungsjahrgang der Schüler stammt. Klicken Sie auf diesen Schalter. Zurück geholt wird er aber erst nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage (s.l.).


Es spielt beim Zurückholen keine Rolle, welches Schuljahr eingestellt ist. Da die Schülernummer zwischenzeitlich vergeben sein kann, wird der Schüler immer "hinten" angereiht, erhält also eine neue Nummer (s.r.)



 

  4.4 Endgültiges Löschen von Schülern

Schüler können nur im Dienst Datei > Datenbank > Datenbank packen endgültig aus der Datenbank entfernt werden. Dabei können keine einzelnen Schüler ausgewählt werden, sondern nur ganze Jahrgänge. Voreingestellt ist der Pseudo-Jahrgang 0000, also alle geparkten Schüler. Sie können die Datenbank aber stärker packen, indem sie echte Jahrgänge leeren. So ist im Bild (s.r.) der Jahrgang 2013 ausgewählt.


Damit können alle Schüler von Jahrgang 0000 bis einschließlich 2013 entfernt werden.

Nach Klick auf  Prüfen/Packen  erhalten Sie aber zunächst eine Sicherheitsmeldung (s.l.), die auf das Risiko hinweist.

Im Fenster können Sie vorab ein Protokoll aufrufen, um zu prüfen, welche Jahrgänge betroffen sind.

Erst nach erneuter Sicherheitsabfrage (s.r.) wird die Datenbank gesichert; anschließend werden die Daten entfernt.


Packen der Datenbank schafft Platz und beschleunigt den Zugriff.

Im Bsp. werden immerhin über 600 Datensätze entfernt. Dabei werden hier nur der Pseudo-Jahrgang und die echten Jahrgänge 2010-2013 geleert (ältere Jahrgänge wurden bereits spätestens beim 2017-Upgrade geleert).

Aber dann kann z.B. auch keine Neuausfertigung eines Abiturzeugnisses mehr erstellt werden. Daher sei hier nochmals auf Installation und Update > 6.4 Archivierung der Zeugnisse hingewisen.



 

  4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen

Löschmerkern ist die beste Methode, um Schülerdatensätze (vorübergehend) los zu werden. d.h. in der Regel ist es dem echten Löschen (Entfernen; siehe weiter oben) vorzuziehen.

Manchmal möchte man einen Schüler nur vorübergehend löschen und schnell wieder reaktivieren können. Ein Schüler wird z.B. nach JSt1 die Schule verlassen, soll also bei den Vorbereitungen des nächsten Schuljahres in der JSt2 nicht stören, braucht aber noch das Halbjahreszeugnis Hj. 2. Dann wird er bis zur Zeugnisverarbeitung "gelöschmerkert"; für die Zeugnisverarbeitung wird der Löschmerker zurückgesetzt und nach dem Druck der Zeugnisse wieder gesetzt.

Aktivieren Sie einfach im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters das Löschmerker-Kontrollkästchen (s.l.) bei dem zu löschmerkernden Schüler und laden Sie den Jahrgang mittels neu.

Im Schülerfilter geben bekanntlich die Anzeigen der Schülerzahlen (s.r.) den aktuellen Stand wieder. Im Bsp. sind offensichtlich 83 Schüler im Jahrgang, nämlich 76 eigene und 7 Koop-Schüler. Ferner sind noch 16 gelöschmerkerte (versteckte) Schüler vorhanden.

Nach Klick auf  Koop'Z.  oder  Löschm.  werden die Koop-Schüler oder die versteckten Schüler im Schülerfilter angezeigt. Nach Klick auf  Alle  heben Sie diese Teilauswahlen wieder auf (Details siehe Bedienung von winprosa > 3. Schülerfilter).

Wenn Sie so die versteckten Schüler eines Jahrgangs anzeigen, können sie bei diesen einzeln den Löschmerker enthaken. Da sich deren Schülernummer zwischenzeitlich vergeben sein kann, wird Ihnen jedesmal die händische Nummernvergabe angeboten (siehe auch 4.7 Nummerieren).

Nach Klick auf wird die Anzeige aktualisiert.


 

  4.6 Koop-Merker setzen und zurücksetzen

Koop-Schüler haben als Stammschule eine Nachbarschule, mit der Ihre Schule in der NGO kooperiert. Koop-Schüler besuchen also bei Ihnen nur einige Kurse, weshalb eine Kurswahlüberprüfung und eine Prüfungsverarbeitung nicht anfallen. Durch Markieren des entsprechenden Kontrollkästchens (s.r.) wird ein Schüler als Koop-Schüler gekennzeichnet, durch Zurücknahme der Markierung wieder zum ordentlichen Schüler.

Koop-Schüler werden immer am Ende der jeweiligen Liste angefügt. Details siehe 2. Verwaltung der Koop-Schüler.


 

  4.7 Nummerieren

Im Schülerfilter sind bekanntlich unterschiedliche Reihenfolgen der Schüler einstellbar, wobei die Koop-Schüler immer am Ende der Reihe aufgeführt werden. Jede dieser Reihenfolgen kann als Grundlage für die Nummerierung dieser Schüler genommen werden. Mittels wird die aktuelle Reihung durchnummeriert und gespeichert. War dabei eine Teilauswahl aktiviert, stellt winprosa automatisch auf alle Schüler um.

Stellen Sie z.B. die Reihenfolge nach Geschlecht ein und nummerieren dann mittels durch und stellen dann die Reihenfolge nach Nummern ein, so werden beidesmal erst die Jungen angezeigt und dann die Mädchen. Diese Sortierung war früher an manchen Schulen üblich.

Stellen Sie anschließend die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch, werden die Schüler nach Tutor (1. Kriterium) und nach Schülername (2. Kriterium) angeordnet und so durchnummeriert.

Die möglichst lückenlose Nummerierung der Schüler eines Jahrgangs wird sich im Verlauf der Kursstufe wahrscheinlich mehrmals ändern:

  • In der Orientierungsstufe geben die Schüler ihre ersten Kurswahlen ab. Geben Sie jedem Schüler als fiktives Tutorkürzel dessen Klasse, also z.B. 10a, 10b, usw.. Stellen Sie im Schülerfilter die Reihenfolge nach Tutoren ein und nummerieren dann durch. Sie erhalten nun für die Kurswahlerfassung eine lückenlose Reihenfolge der Klassen und deren Schüler.
    Schüler, die sich von außen anmelden, um Ihre Kursstufe zu besuchen, erhalten keinen Tutoreintrag und werden deshalb automatisch als Klasse ? geführt.
    Wiederholer haben noch den alten Tutor eingetragen, sind also gut zu unterscheiden.
  • Zu Beginn von JSt1 nummerieren Sie nach alphabetischer Reihenfolge. Damit sind die neuen Schüler und Wiederholer normal eingeordnet.
  • Wenn alle Koop-Schüler erfasst sind, nummerieren Sie erneut nach alphabetischer Reihenfolge.
  • Nach einigen Wochen werden eventuell Neue Schüler wieder abspringen oder Wiederholer das Handtuch werfen. Dann nummerieren Sie (z.B. zum Statistikzeitpunkt) wieder alphabetisch durch.
    Sie haben nun für das laufende Schuljahr eine lückenlose Nummerierung.
  • Wenn sich nach Beginn der JSt2 die Schülerzahlen wieder stabilisiert haben, erstellen Sie die finale Nummerierung fürs Abitur.
    Lücken in der Nummerierung bleiben nun erhalten; Gründe können sein: Nichtzulassung zum schr. oder mdl. Abitur.
  • Während der Interaktion mit Untis sollten Sie auf keinen Fall neu nummerieren, da die Schülernummern Teil der Untis-Schülerküezel sind.

Es kann Gründe geben, in Einzelfällen das Nummerierungsschema zu ändern. Das kann sinnvoll sein, wenn es Lücken im Schema gibt, z.B. durch eine Fehlbedienung. Angenommen Sie wollten "Schmitzgäbele" löschen, haben aber versehentlich dessen Bruder im anderen Jahrgang erwischt. Wenn Sie den zurückholen, wird er nummerntechnisch am Ende eingefügt.

Wenn Sie nun auf auf den Auswahlschalter neben der Schülernummer klicken, öffnet sich das Auswahlfeld aller noch verfügbaren Nummern; dort ist also auch die ehemalige Nummer des Bruders aufgeführt und kann ausgewählt werden.Rechts sind zwei Fälle dargestellt.


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5. Wiederholerverarbeitung

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• Problemstellung   (• Regelfall  • Sonderfall beim Übergang NGVO→AGVO  • Neuerungen für AGVO-Schüler)

Wiederholer können am Ende von JSt1 (Ende von Hj. 2) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 1) oder mitten in JSt2 (Ende Hj. 3) in die nachfolgende JSt1 (Anfang Hj. 2) wechseln oder am Ende von JSt2 (Ende von Hj. 4) in die nachfolgende JSt2 (Anfang Hj. 3).

Dabei ergibt sich ein Zeit-Problem. Wird ein Wiederholer so rechtzeitig in den nachfolgenden Jahrgang verschoben, dass er dort im kommenden Hj. mit eingeplant werden kann, dann fehlt er im alten Jahrgang für die Zeugnisverarbeitung.

Wird er andererseits bis zum Halbjahresende im alten Jahrgang belassen, kann er zeugnistechnisch verarbeitet werden, aber nicht im neuen Jahrgang eingeplant werden.

Der Wiederholer muss also in beiden Jahrgängen aufrufbar sein. Daher kann von seinem Datensatz im Verwaltungsbereich des Stammdatenfensters mittels  Dupl. anlegen  eine Kopie im Folge-Jahrgang angelegt werden (s.r.).

Das Duplikat sollten Sie vor dem Halbjahreswechsel/Schuljahreswechsel anlegen.


• Regelfall

Im Beispiel soll ein Schüler aus dem Jahrgang 2017 im Jahrgangs 2018 wiederholen. Nach Klick auf  Duplikat anlegen  wird zunächst ein Hinweis eingeblendet (s.r.).


Bei der anschließenden Übernahme in den neuen Jahrgang erscheint der Übernahmedialog (s.l.). Hier sollte (zunächst) alles übernommen werden; später können im neuen Jahrgang die Wiederholerdaten angepasst werden.

Im neuen Jahrgang erhält der Schüler eine neue Schülernummer (s.u.).



Nun gibt es für diesen Schüler zwei Stammdatenseiten, eine im Jahrgang 2017 (s.l.u.) und eine im Jahrgang 2018 (s.r.u.). Neben der Stamm-ID ist in Klammern ablesbar, in welchen Jahrgängen der Schüler vorkommt.

Dabei bedeutet die Farbe das aktive Abiturjahr des Schülers; grün: aktiver Jahrgang ist eingestellt, rot der andere Jahrgang ist eingestellt.



Links ist der Jahrgang 2017 eingestellt und der Schüler ist dort aktiv (s.l.o). Rechts ist der Jahrgang 2018 eingestellt, dort ist er also nicht aktiv (s.r.o.).

Durch Klick auf  !akt. Abiturjahr!  im rechten Bild (s.r.o.) ändern Sie sein aktives Abiturjahr auf 2018. Sie erhalten eine entsprechende Meldung (s.r.) und die Anzeige der Stamm-ID wechselt ggf..



Das folgende Beispiel verdeutlicht des Sachverhalt anhand eines anderen Schülers zunächst aus Sicht seines alten Jahrgangs 2020.

Links ist der Schüler noch dort aktiv (also vor der Rückversetzung), rechts ist er bereits im neuen Jahrgang aktiv, aber noch im alten vorhanden, also auch dort aufrufbar.


Nun wechseln wir zum neuen Jahrgang des Schülers.

Links ist er dort noch nicht aktiv (also vor der Rückversetzung), rechts ist der dort bereits aktiv, aber noch in beiden Jahrgängen aufrufbar.


Im Verlauf des neuen Schuljahres sollte der Schüler im alten Jahrgang gelöscht werden. Zuvor archivieren Sie die alten Zeugnisse vom Jahrgang 2020 aus, falls im Verlauf der üblichen Zeugnisarbeiten noch nicht geschehen.

Dann wechseln Sie im Jahrgang 2020 zum Schüler und klicken dort auf . Sie erhalten die zugehörige Meldung (s.l.) und der Schüler verschwindet im Jahrgang 2020.

Im Jahrgang 2021 erkennen Sie bei der Stamm-ID die Historie (s.r.).



• Sonderfall beim Übergang NGVO→AGVO

Wird ein Schüler vom letzten NGVO-Jahrgang 2020 in den ersten AGVO-Jahrgang 2021 rückversetzt, wird dort automatisch dessen Kurswahl gelöscht (und somit alle Noten), weil die AGVO sich zu sehr von der NGVO unterscheidet. Es ist für diesen Sonderfall zu aufwändig, eine entsprechende Sonderbehandlung zu programmieren.

winprosa gibt aber einen entsprechenden Warnhinweis aus (s.r.) und bietet dabei die Möglichkeit des Abbruchs, um z.B. schnell noch eine Datensicherung anzulegen.

Die Kurswahlen derartiger Schüler müssen also im Jahrgang 2021 neu angelgt werden unter Anpassung der Modalitäten, und die "alten" Noten müssen entsprechend nacherfasst werden.



• Neuerungen für AGVO-Schüler

Parallel zur Einführung der AGVO haben wir bekanntlich in winprosa die Fachkanonverwaltung geändert und dabei gestrafft. Da die Schulen nach wie vor den Jahrgangsfachkanon an ihre jeweiligen Jahrgangseigenschaften anpassen können, kann es vorkommen, dass ein Fach im Folgejahrgang nicht mehr angeboten wird.

Wenn also ein AGVO-Schüler wiederholen muss und daher in einen AGVO-Jahrgang rückversetzt wird (z.B. von 2021 in 2022), kann es passieren, dass eines seiner Fächer im "neuen" Fachkanon fehlt.

Beispiel:
Ein Schüler des Jahrgangs 2021 hatte in Jg1 Philosophie belegt und schafft Ende Jg2 nicht die Abiturprüfung. Er will wiederholen und muss daher in die Jg2 des Jahrgangs 2022 rückversetzt werden, behält dabei natürlich seine Noten aus seiner alten Jg1. Im Jahrgang 2022 wurde aber gar keine Philosophie angeboten und diese daher aus dem Jahrgangskanon entfernt. Damit seine Philosophie-Belegung weiter verarbeitet werden kann, muss also Philosophie in den Jahrgangskanon 2022 doch wieder aufgenommen werden.

Natürlich warnt winprosa ggf. vor dem "Rückversetzten" vor fehlenden Fächern, und der Vorgang ist dann ggf. abbrechbar (s.r.).


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6. NGO-Abgängerverarbeitung

Thema überspringen 6.1 Archivierung  6.2 Abgängerverarbeitung  6.3 Fachhochschulreife 
 

 

  6.1 Archivierung

Vor langer Zeit wurden an den Schulen jedes Jahr noch Klassen-Zeugnislisten angelegt, in denen für alle Klassen einschließlich Oberstufe neben den Schülerstammdaten die Noten der beiden Halbjahre aufgeführt waren. Diese Kladden wanderten ins Archiv, sodass für jeden Schüler die Schullaufbahn samt Noten rekonstruierbar war.

Mit Einführung der NGO passten die Vordrucke nicht mehr für NGO-Schüler. Für die wurden dafür Schülerzeugnisblätter angelegt, die sowohl am Oberschulamt/Regierungspräsidium als auch an der Schule archiviert wurden. Die Klassen-Zeugnislisten wurden nur noch für die "Nicht-NGO-ler" geführt.

Mittlerweile bedienen mangels Vorschrift nicht mehr alle Schulverwaltungsprogramme die Klassen-Zeugnislisten. Diese kommen also aus der Mode. Den Schulen bleibt gleichwohl die Auskunftpflicht über Schülerlaufbahnen. Daher sind in Installation und Update > ... > 6.4 Archvierung der Zeugnisse ausführliche Hinweise zum von uns vorgeschlagenen Procedere aufgelistet.

Bei dieser Archivierung sind insbesondere auch die NGO-Abbrecher zu berücksichtigen, vor allem in Hinblick auf mögliche Fachhochschulzeugnisse.


 

  6.2 Abgängerverarbeitung

In 4.2 Löschen von Datensätzen und 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern wird beschrieben, wie Schüler (ggf. schrittweise über den Jahrgang 0000) aus der Datenbank entfernt werden.

Aber sind Schüler(datensätze) endgültig entfernt, hilft für eine Schülerbeauskunftung nur noch eine vorher durchgeführte Archivierung! Datensicherungen sind dann in der Regel keine Hilfe mehr (siehe Installation und Update > 6. Datensicherung/Archvierung).

Einen Sonderfall stellt dabei die Fachhochschulreife dar: Oft kommen NGO-Abbrecher nach einiger Zeit wieder und beantragen eine Schulbescheinigung zur Fachhochschulreife. Hier lässt sich durch rechtzeitige Archivierung viel Zeit ersparen, siehe nächsten Abschnitt.

Die winprosa-Datenbank bietet Platz für 1500 Schülerdatensätze. An einem durchschnittlichen Gymnsium sind das alle Jahrgänge ab 2010 bis ca. 2025 (vorher galt eine andere NGVO!). Also genügt es, alle Abbrecher lediglich zu "löschmerkern" (siehe 4.5 Löschmerker setzen und zurücksetzen) und abgehende Jahrgänge unangetastet zu lassen (wenn sie nicht aufgerufen werden, werden sie auch nicht geladen). So sind alle Ex-Schüler jederzeit aufrufbar, solange die aktuelle Programmversion diese Schüler bedienen kann.

Damit die Datenbank nicht zu sehr anwächst, kann man z.B. alle fünf bis zehn Jahre die Datenbank packen. Dabei werden die älteren Jahrgänge entfernt (Details siehe 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern).

Werden die Daten eines Ex-Schülers gebraucht und werden diese in der winprosa-Datenbank vermutet, dann ergibt sich die folgende Suchreihenfolge mit Ausgangspunkt Schülerweise > Stammdaten:

  • Suche im Abiturjahrgang: Man wählt den Jahrgang des Schülers, in dem er Abitur gemacht hat/hätte und sucht ihn im Schülerfilter (Einstellung Alle).
  • Suche nach Gelöschmerkerten: Wird er dort nicht gefunden, aktiviert man die Gelöschmerkerten durch Klick auf  Löschm.  und sucht ihn dann im Schülerfilter.
  • Suche nach Gelöschten: Als nächstes durchsucht man den Jahrgang 0000 und verschiebt den gefundenen Schüler in seinen alten Jahrgang.
  • Suche in Nachbarjahrgängen: Ggf. muss man die Suche in gleicher Weise auch auf die beiden benachbarten Jahrgänge ausdehnen.
  • Suche in allen Schülern der Datenbank: Man kann auch alle Schüler der Datenbank mittels laden und dann im Schülerfilter nachsehen und den Schüler ggf. in seinen ehemaligen Jahrgang verschieben.

Fazit:
Nur eine regelmäßige Archivierung und sichere Verwahrung der Archive gibt ausreichende Sicherheit und Unabhängigkeit von der EDV !


 

  6.3 Fachhochschulreife

Bei geeigneten NGO-Abbrechern ist es empfehlenswert, die Fachhochschulreife-Bescheinigung und das zugehörige Zeugnis auf Verdacht gemäß FHSRGymVO zu erstellen und die Word-Dokumente zusammen mit den PDFs der normalen Zeugnisse zu archivieren. Danach kann man die Abbrecher ruhig als Abgänger löschen.

Bei Bedarf kann in ein archiviertes Formular das aktuelle Datum eingefügt werden und das Formular dann gedruckt werden.

Den Dienst zum Berechnen und Erstellen dieser Bescheinigungen finden Sie unter Bearbeiten > schülerweise | Fachhochschulreife; siehe auch Halbjahresnotenverarbeitung > 6. Fachhochschulreife-Bescheinigung und -Zeugnis


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7. Lehrerdatenpflege

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Wenn Sie später bei der Kursverarbeitung den Kursen ihre Kurslehrkräfte zuweisen, verwenden Sie nur deren Lehrerkürzel. Diese Lehrer werden dann, falls noch nicht vorhanden, in der Lehrertabelle angefügt.

Die Lehrertabelle pflegen Sie im Dienst Extras > Lehrkräfte. Dort erfassen Sie neben dem Lehrerkürzel (KurzZ) ggf. Nachnamen, Vornamen, Dienstbezeichnung, usw..

Geben Sie zusätzlich das Geschlecht ein, dann werden auf entsprechenden Formularen die Vordrucke ggf. angepasst, z.B. Tutor oder Tutorin anstelle von Tutor/in.

Die Dinstbezeichnungen müssen immer incl. Geschlecht eingegeben werden, wie im Bild zu sehen ist.

Die Tabelle wird immer schuljahresbezogen aufgebaut, kann also nicht rückwirkend geändert werden, d.h., Einträge wirken sich nicht auf ältere Jahrgänge aus. (Die) Einträge können aber auf folgende Schuljahre übertragen werden.

Wenn Sie fiktive Lehrerkürzel verwenden, wie z.B. 10a, 10b, 10c als vorläufige Tutornamen oder nn für den noch fehlenden Lehrer, dann können Sie diese ausblenden, indem Sie in der Filterspalte den Haken wegnehmen und dann oben den Haken setzen bei nur aktive Elemente anzeigen (blau markiert).

Über Passwörter anzeigen/generieren blenden sie die Passwörter der Lehrkräfte ein (rot markiert).

Und über Suchfeld ein/aus schalten Sie ggf. die Suche frei (grün markiert). Im Bild ist dort gerade se eingetragen; also wird spaltenweise nach der Silbe se gesucht, nach unten und rechts oder oben und links.


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