Tipps und Tricks zu winprosa / Online-Handbücher
winprosa Serviceseite für Schüler/innen
Abiturtermine
Zusammenarbeit mit SVP-BW/ASV-BW
Preisliste und AGB
Bestellung aufgeben| akt. Versionen: | winprosa: | 2024.0416 | wprKlausur: | 2023.1018 | Formulare: | 2024-04-16 | Term. schr. Abit.: | 2024-04-18 | KorrVerf.: | 2024-02-06 |
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EKU |
Zusammenarbeit von winprosa mit anderen SVPen | Stand: 24.04.2024 |
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1. winprosa
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winprosa kooperiert in BW bekanntlich ggf. mit anderen Programmen. War das im Zeitalter der Einzel-PCs noch überschaubar und geruhsam, wurde es mit Einführung der Schulverwaltungsnetzwerke samt Intranet deutlich aufwendiger. Und mit der Öffnung hin zum Internet, zum Client-Server-Einsatz sind die Anforderungen, aber auch die Ansprüche weiter angestiegen.
Die folgenden Absätze bieten eine Zusammenfassung des Ist-Zustands aus der Sicht von winprosa.
In seiner über dreißigjährigen Entwicklungsgeschichte hat sich winprosa an den allgemeinbildenden Gymnasien in BW als das Programm etabliert, das die Oberstufenverwaltung komplett von der Einführungsphase (Kl. 10/11) über die Qualifikationsphase (Kursstufe) bis zum Abitur begleitet und unterstützt und "managt".
Dazu sind als Kerndienste drei Programm-Module vorhanden.
- Die Stammdatenverwaltung liefert u.a. die Stammdaten für die amtlichen Zeugnisse. Sie umfasst ausschließlich die Schüler ab Kl. 10/11.
- Die Kurswahlverwaltung besteht aus einer effektiven Kurswahlerfassung z.B. über das Schulintranet in Verbindung mit einer interaktiven Echtzeit-Kurswahlüberprüfung. Die Kurswahlauswertung dient zur Planung des Kursangebots.
- Die Leistungsverwaltung beinhaltet die Notenerfassung kursweise/schülerweise ggf. über das Schulintranet, die Leistungsbewertung und -überprüfung (gemäß jeweils aktueller NGVO/AGVO BW) und die Schülerberatung/Abiturberatung, sowie den Zeugnisdruck.
Diese Kerndienste genügen zur Erzeugung rechtsgültiger Abiturzeugnisse. Aber darüber hinaus unterstützt winprosa die Oberstufenverwaltung mit leistungsfähigen Zusatzdiensten.
- Im Stundenplandienst wird das Kursangebot in Bänder gegliedert und in den Oberstufenstundenplan umgesetzt.
- Ein Klausurplanungsmodul dient der Klausurenplanung unter besonderer Berücksichtigung des Bändermodells.
- Ein Korrekturmodul dient der Korrekturabwicklung der schriftlichen Prüfungen.
- Drei Prüfungsmodule für die schriftlichen und mündlichen Prüfungen sowie die Kommunikationsprüfungen dienen jeweils der kompletten Prüfungsorganisation.
- Die Verwaltung der Besonderen Lernleistung und (bis 2020) die Verwaltung der Präsentationsprüfungen sind ebenfalls implementiert.
2. SVP und winprosa
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Die Schülerdaten von Kl. 5 bis 9 müssen mit anderen Stammdatenprogrammen verwaltet werden. Dort sind aber i.d.R. wegen der jährlich zu erstellenden Schulstatistik auch die für winprosa relevanten Stammdaten von Kl. 10 und der Kursstufe vorhanden.
Um die Doppelerfassung dieser Stammdaten zu vermeiden, bietet winprosa in Bearbeiten > Schülerweise > Stammdaten einen Schnittstellendienst an für den allgemeinen Stammdatenimport.
Ferner sind in Datei > Schnittstellen u. Freigaben u.a. mehrere weitere Schnittstellendienste vorhanden für spezielle Importe/Exporte.
winprosa unterstützt Partnerprogramme und Fremdprogramme sowie die Spezialfälle Untis und ASV-BW.
Details siehe in 
Stammdatenverwaltung > 3. Datenanbindung u. -Übernahme und Übersicht: Schnittstellen, Freigaben, Import-Export.
| • Partnerprogramme | (• Fremdprogramme • Untis • ASV-BW • Untis ↔ ASV-BW) |
winprosa besitzt eine Import-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit Schülerstammdaten-Verwaltungsprogrammen, welche meist etwas unscharf als SVP (Schulverwaltungsprogramm) bezeichnet werden. Über diese Schnittstelle sind die SVP als "Partnerprogramme" mit winprosa verbunden.
Partnerprogramme sind derzeit Ass-Windows, Atlantis, SVP-BW/ASV-BW (s.w.u.). winprosa greift mittlerweile nur temporär (nicht meht permanent) auf die Daten der Partnerprogramme zu. Ehemals etablierte Installationen bleiben erhalten.
Der Zugriff muss nur gestartet werden und verläuft dann automatisch. Der Schnittstellendienst greift für die "alten" Partnerprogramme auf eine von denen zu füllende Transferdatei zu, arbeitet da also indirekt. Die Datenbank des Partnerprogramms ASV-BW liest der Schnittstellendienst aber direkt aus. SVP-BW ist mittlerweile durch ASV-BW abgelöst worden.
• Fremdprogramme
Über den gleichen Schnittstellendienst kann winprosa auch Stammdaten von weiteren SVPen ("Fremdprogramme") einlesen, wenn diese die Daten als Excel-, CSV- oder TXT-Tabellen zur Verfügung stellen. Der Einlesevorgang muss in winprosa bei Bedarf gestartet werden und daberi einmalig von Hand organisiert/synchronisiert werden, kann dann aber mehrfach erfolgen. Daten werden dabei in der winprosa-Datenbank ggf. ergänzt oder angehängt (wie bei Partnerprogrammen). Es gibt also keine direkte Verbindung zu den Fremdprogrammen.
• Untis
Einen Sonderfall stellt die Partnerschaft zwischen Untis und winprosa dar (s. auch nächsten Abschnitt). Es gibt auch hier keine direkte Verbindung zwischen den Programmen (also weder permanent noch temporär). Aber beide Programme stellen speziell für den jeweiligen Partner Schnittstellendaten bereit. Dazu bieten beide Programme bidirektionale Schnittstellendienste zum Schreiben/Lesen der Partnerdaten an; diese Schnittstellen werden eben nur bei Bedarf aktiviert.
• ASV-BW
Auch ASV-BW (dezidierter Nachfolger von SVP-BW) stellt einen Sonderfall der Partnerschaft dar. Hier wird seit Ende 2017 von winprosa aus über die Import-Schnittstelle auf die Datenbank der Enterprise-Version von ASV-BW zugegriffen, so dass ASV-BW ebenfalls Partnerprogramm von winprosa ist. Die Verbindung zu ASV-BW wird aber von winprosa aus nur bei Bedarf temporär aufgebaut (ggf. mehrmals). Und natürlich kann ASV-BW auch als Fremdprogramm "angebunden" werden; für die School-Version von ASV-BW gilt dies ausschließlich.
Details siehe Stammdatenverwaltung > 3.4 Anbindung an ASV-BW.
Leider gibt es trotz anfänglicher Gespräche keine Zusammenarbeit von ASV-BW mit winprosa:
Daher setzen auch nach mittlerweile 18 Jahren der ASV-BW-Entwicklung ca. 95% der AGVO-Schulen als Produktivsystem nicht ASV-BW, sondern winprosa ein (Stand Anfang 2024). Da aber auch die AGVO-Kursstufendaten "amtsrelevant" sind im Sinne des UPM (Unterrichts- und Personalmanagement), müssen die Kursstufendaten per Statistik an ASD-BW geliefert werden. Und das geht nach dem Willen der ASV-BW-Verantwortlichen nur über ASV-BW.
Also wäre eine Export-Schnittstelle von winprosa zu ASV-BW sinnvoll zur jährlichen Übertragung aller AGVO-Kursstufendaten (incl. Abiturdaten). In winprosa ist seit Anfang 2024 eine solche testweise bereits vorhanden. Aber leider weigert sich das ASV-BW-Team bisher beharrlich, an eine solche Schnittstelle auch nur zu denken. Sogar der HPR Gymnasien hat sich mittlerweile diesbezüglich eingeschaltet.
Anfang 2024 stellt sich die Situation folgendermaßen dar:
- Entweder Export-Schnittstelle von winprosa zu ASV-BW oder Aktualisierung von ASV-BW, derart dass (wie schon lange geplant) winprosa durch ASV-BW vollwertig abgelöst werden kann!!!
- Andernfalls müssen die AGVO-Schulen entweder die Kursstufendaten doppelt führen oder auf den nur von winprosa vorgegebenen Komfort und die dort gebotene Rechtssicherheit dauerhaft verzichten.
Eine Zwischenlösung könnte die vorhandene Zusammenarbeit von Untis und ASV-BW liefern, siehe folgenden Abschnitt.
Details siehe Rück- und Ausblick > ASD, ASV, SVP und winprosa.
• Untis ↔ ASV-BW
Zu Beginn der Entwicklung von ASV-BW wurde offensichtlich schnell klar, dass für das Mammutprojekt ASV-BW nicht auch noch eigene Stundenplanalgorithmen programmiert werden könnten; man wollte daher lieber auf den Austausch mit etablierten Stundenplan-Spezialprogrammen zurückgreifen.
Dazu wurde zwischen ASV-BW und Untis eine strategische Zusammenarbeit vereinbart. Und daher gibt es eine bidirektionale Schnittstelle zwischen ASV-BW und u.a. Untis! Also können z.B. Kurswahlen zwischen Untis und ASV-BW ausgetauscht werden.
Diese Schnittstelle kann auch winprosa benutzen, um wenigstens die rechtssicher geprüften Kurswahlen samt Stundenplänen nach ASV-BW zu übertragen:
- Ersterfassung und Finalisierung der Kurswahlen in winprosa,
- Übertragung von winprosa nach Untis,
- Erstellung von Bändern und Stundenplan in Untis,
- Rückübertragung nach winprosa und nach ASV-BW.
Das wird erst ab 2024 notwendig, da dann auch Kursstufendaten über ASV-BW/ASD-BW statistisch ausgewertet werden sollen.
3. Untis/WebUntis und winprosa
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Untis, das Unterrichtsinformationssystem von Gruber&Petters war historisch ein Spezialprogramm rund um die Stundenplanerstellung und -Verteilung. In der über vierzigjährigen Entwicklung des Programmpakets wurde mehrfach erwogen, auch Schülerstammdaten zu verwalten, aber erst durch die Hinzunahme von WebUntis übernahm das Paket tatsächlich auch SVP-Eigenschaften (z.B. im Zusammenhang mit dem "elektronischen" Klassenbuch oder mit Untis Mobile).
Das führte dazu, dass mittlerweile auch (Web)Untis einige Stammdaten "sammelt".
Untis bietet einen idealen Kursplanungsmodul für die Verplanung komplexer Kursangebote im Bändermodell mit anschließender Verplanung im Stundenplan an. Da der winprosa-eigene Stundenplanmodul dagegen eher für kleinere Gymnasien mit wenig teilbaren Kursen geeignet ist, gibt es für größere Gymnasien zwischen Untis und winprosa bekanntlich bidirektionale Schnittstellen zum Kursdatenaustausch. Details siehe Dokumentation > Zusammenarbeit von Untis und winprosa.
Ursprünglich reichte folgende Verarbeitungsreihenfolge aus: winprosa → Untis → winprosa. D.h. Kurswahldaten werden in winprosa zusammengestellt, dann an Untis übergeben. Dort werden die Bänder kombiniert und der (Kursstufen-)Stundenplan erstellt. Diese Daten werden samt Parallelkurseinteilung an winprosa übergeben, wo anschließend die Leistungsdaten gesammelt werden.
Bei Verwendung des Klassenbuchs in WebUntis sollte diese Verarbeitungsreihenfolge erweitert werden: winprosa → Untis → winprosa → Untis → WebUntis. Wenn die Kurswahlen nämlich "nachträglich" in winprosa geändert werden, sollte das Ergebnis zurück an Untis transportiert werden, damit auch dort der Kursstufenstundenplan aktualisiert wird, damit dies von dort an WebUntis weitergereicht werden kann.
Die diesbezüglichen Absprachen sind umgesetzt; winprosa ist auf das neue Verfahren umgestellt und Untis bietet einen Weg zur nachträglichen Synchronisation mit winprosa.
Wenn mit anderen Programmen Daten ausgetauscht werden, muss winprosa der Master bleiben, da nur dort alle Kautelen der NGVO/AGVO hinterlegt sind, was die juristisch fehlerfreie Leistungsbewertung ermöglicht.
4. Schülerbeauskunftung
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An immer mehr Schulen werden Dienste angeboten, übers Internet von zu Hause aus gewisse Informationen abzurufen, bzw. bestimmte Angebote zu buchen. Abgerufen werden z.B. Stundenpläne und Vertretungspläne, gebucht werden z.B. AGen, Förderunterrichte oder Studienfahrten.
Neben den klassischen Client-Server-Systemen, wie WebUntis oder DSB (Digitales schwarzes Brett) reicht manchen Schulen oft eine geschickt eingerichtete Schulhomepage aus. Komplexere Verfahren basieren z.B. auf der Musterlösung für BW (pädML) oder auf LDAP. Bei all diesen Lösungen müssen sich die Schüler (Eltern) über individuelle Anmeldenamen und Passwörter einloggen.
Es kann durchaus vorkommen, dass Schüler einer Schule sich je nach dortiger Verwaltungsstruktur und Schulangebot an verschiedenen Servern anmelden müssen. Dann wäre es natürlich wünschenswert, dass dabei gleichartige Login-Verfahren oder wenigstens gleiche Zugangsdaten zur Anwendung kommen. Dabei gibt es aber u.a. folgende Schwierigkeiten:
- Die Programmierteams der beteiligten Programme arbeiten autonom und mit unterschiedlichen Ansätzen zur Datenhaltung.
Strukturänderungen müssen in deren Datenbanken passen; Änderungen kosten Zeit und Geld. - Passwörter sollten regelmäßig geändert werden. Wie werden die "Server" dann synchronisiert?
- Wer ändert die Passwörter; einzelner Schüler oder zentraler Serverdienst?
- Wer pflegt ggf. "vergessene" Passwörter?
- Wie werden ggf. Anmeldedaten an Folgeprogramme weitergegeben?
- Wie werden Schüler ggf. identifiziert, falls sie mehrere Login-Daten besitzen (müssen)?
Im Folgenden wird die aktuelle Situation dargestellt.
5. Schülernummern in winprosa
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In winprosa wird jeder Jahrgang alphabetisch durchnummeriert. Im Verlaufe der Jg1 können Schüler abgehen bzw. hinzukommen, daher wird zu Beginn der Jg2 neu durchnummeriert, sodass für die Prüfungsstatistik eine lückenlose Nummerierung vorliegt (um den Preis, dass sich die Nummerierung von Jg1 zu Jg2 meist etwas ändert).
Im Verlauf der Jg2 entstehen neue Lücken in der Nummerierung, wenn Schüler aufgeben oder nicht zu Prüfungsteilen zugelassen werden können. Im Schlußprotokoll der Abiturprüfungen muss nun für jede dieser neuen Lücken deren Grund dokumentiert werden. Die Nummerierung ist somit Teil der Laufbahndokumentation.
6. Schüler-ID, Schülernamen, Namenskürzel, Anmeldenamen
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Die datenaustauschtechnische Vernetzung der an der Schulverwaltung beteiligten Programme stellt sich mindestens so dar, wie nebenstehend gezeigt. Das geht über die in Abschnitt 3 beschriebene Vernetzung hinaus.
Dabei kommt dem SVP zentrale Bedeutung zu, da die Schülerstammdaten bei der Schüler-Anmeldung an der jeweiligen Schule im SVP "ersterfasst" werden und von dort aus an die im Bild gezeigten Partnerprogramme weiter gereicht werden (sollen). Weitere Partnerprogramme, z.B. für Spezialauswertungen wie Statistikerstellungen, können beteiligt sein.
Nicht alle Stammdaten müssen an alle Partnerprogramme weitergereicht werden, denn zu den Schülerstammdaten gehören u.a. Personalien und Adressdaten des Schülers und seiner Erziehungsberechtigten, sowie Schullaufbahndaten.
| • Schüler-ID, Stammdatenindex & co. | (• Quell-ID in winprosa • Namenskürzel für Studenten in Untis • Anmeldenamen in winprosa • Schnittstellendateien Untis ↔ winprosa) |
Die Ersterfassung der Schüler-Stammdaten wird, wie eingangs erwähnt, i.a. nur einmal im jeweiligen SVP vorgenommen. Dort werden die Schüler über ihre vom SVP vergebene Schüler-ID identifiziert/indiziert, auch wenn sich später Namensbestandteile, Klassenzugehörigkeit, Profil oder Noten ändern.
Aber allgemein werden in den SVPen die Schüler über Schülername, Vorname und Klasse angesprochen/aufgerufen. Kommt es trotzdem zu Namensgleichheiten, kann vermutlich das Geburtsdatum oder eventuell diese Schüler-ID hinzugezogen werden. Auch bei winprosa kann die Schüler-ID (oder die laufende Schüler-Nr) verwendet werden.
Jedes Programm mit Stammdatenmodul führt in seiner Datenbank vermutlich einen "Stammdatenindex", also eine SVP-ID, eine winprosa-ID, usw. Programme ohne eigenen Stammdatenmodul müssen die importierten Schüler trotzdem eindeutig anhand eines Schlüssels identifizieren können, z.B. um doppelte Erfassung zu verhindern. So kennt Untis z.B. den Begriff des Fremdschlüssels und in winprosa spricht man von Quell-ID (oder Quellschlüssel).
Ein Fremdschlüssel ist nur wirksam, wenn er von der Quelle zur Verfügung gestellt wird. Daher ist wünschenswert, dass das SVP für den Export auch die SVP-ID der Schüler bereitstellt. Die "Folgeprogramme" müssen dann ihrerseits diesen Schlüssel auswerten und ggf. weiterreichen.
Wenn es zu einem Wechsel des SVP kommt, ist nicht sichergestellt, ob die alte Schüler-ID der Schüler mitgenommen werden kann, denn jedes SVP hat seine eigene diesbezügliche Syntax (in BW steht dies z.B. beim Wechsel von SVP-BW zu ASV-BW bevor). Hierauf scheint Untis bereits eingestellt zu sein ("Altschlüssel").
Die Schüler-ID ist prinzipiell sichtbar, die SVP-ID kann auch rein intern verwendet sein, z.B. als Datenbank-ID. Schüler-IDs sollten also auch veröffentlichbar sein, für Datenbank-IDs braucht die nicht zu gelten. Dann gibt es hoffentlich eine korrespondierende ID zur Veröffentlichung.
• Quell-ID in winprosa
winprosa führt (wie jedes SVP) für jeden Schüler eine eigene ID, genannt Stamm-ID. Wird ein Schüler vom SPV importiert und liefert das SVP dabei die dortige Stamm-ID mit (in winprosa dann Quell-ID genannt), so speichert winprosa auch diese initiale ID.
In winprosa werden die IDs im Stammdatenfenster immer eingeblendet. Im Bsp. (s.r) sind beide Sorten rot markiert.
Liefert das SVP aber keine Quell-IDs oder werden Stammdatensätze direkt in winprosa erfasst, dann ist winprosa die Quelle mit der Folge, dass winprosa eigene Quell-IDs erzeugt. Details siehe auch in Dokumentation > Stammdatenverwaltung in winprosa >1.7 Schüler-ID, Quell-ID & Co..
Somit liefert winprosa beim Datenexport immer Quell-IDs, anhand derer die Folgeprogramme die Datensätze identifizieren können. Im Gegenzug benötigt winprosa beim Datenimport die mitgelieferten Quell-IDs, anhand derer winprosa ev. neue Datensätze mit den entsprechenden vorhandenen synchronisieren kann. Siehe auch w.u.: Schnittstellendateien Untis ↔ winprosa
• Namenskürzel für Studenten in Untis
Untis verlangt in seinen Stammdatenlisten immer Namenskürzel, also auch für die "Studenten" in seinem Kursplanungsmodul. Daher liefert winprosa seit 2003 zum ausschließlichen Gebrauch in Untis bei der Datenübergabe u.a. achtstellige Studenten-Namenskürzel ("Schülerkuzzeichen") an in der Form xxxxjnnn (xxxx 4-buchstabiger Nachnamensanfang, j Abijahrgangsendziffer, nnn aktuelle laufende Schülernummer).
Diese Schülerkuzzeichen sind nach dem eben gesagten innerhalb eines Schuljahres für die ganze Kursstufe solange eindeutig, wie in winprosa der Jahrgang nicht neu nummeriert wird.
Die eingebundene Schülernummer hat nämlich zur Folge, dass sich die Studenten-Namenskürzel spätestens beim Übergang von Jg1 zu Jg2 ändern können, also von einem Schuljahr zum anderen, was für Untis ohne Belang ist.
Wenn aber diese winprosa-interne Schüler-Nummerierung während des Zusammenspiels von winprosa und Untis geändert wird, dann ändern sich auch die Studenten-Namenskürzel, weshalb die Schüler in Untis ggf. nicht mehr wiedererkannt und daher doppelt angelegt werden.
Also darf während der Transferarbit nicht neu nummeriert werden.
Will man trotzdem jederzeit neu nummerieren können, hilft der alternative Einsatz von Schüler-Anmeldenamen (s. nächsten Abschnitt), die auch für WebUntis-Schulen eingesetzt werden sollten.
Untis verwaltet von den Studenten u.a. Name, Langname, Vorname; in winprosa entspricht das Schülerkuzzeichen, Nachname, Vorname.
• Anmeldenamen in winprosa
Für die externen Schüler-Kurswahlen und die Abiturberatung in winprosa wurden dort Anmeldenamen/Login-Namen samt Passwort eingeführt, die sich von Jg1 zu Jg2 nicht ändern (s.r.o.; pinkfarben markiert). Diese entsprechen der ursprünglichen Musterlösung für BW (pädML), haben also die Form nnnnnnvv (nnnnnn max. 6-buchstabiger Namensanfang, vv Vornamensanfang). winprosa kann dabei jahrgangsweise auf Namensgleichheiten testen; wenn welche auftreten, muss dies in winprosa von Hand bereinigt werden.
Bsp.: Rudi Ratlos und Ruben Rat-Lossak erhalten zunächst beide ratlosru als Anmeldenamen, daher muss einer ergänzt/abgeändert werden.
Wenn ein SVP Schüler-ID (Quell-ID), Anmeldenamen und Passwort ausgeben kann, werden diese von winprosa übernommen; die Anmeldedaten anstelle der eigenerzeugten. Da die derzeitigen Partnerprogramme aber gar keine Zugangsdaten für Schüler benötigen und pflegen, konnte die Übernahme von Anmeldedaten nur mittels o.g. Schnittstelle für Fremdprogramme getestet werden.
Seit Untis2012 kann Untis bei den Studenten-Stammdaten auch Schüler-IDs einlesen (Feld 15: Fremdschlüssel). Und in WebUntis wird bei Bedarf sogar ein Altschlüssel verwaltet; wichtig beim Wechsel des SVPs.
• Schnittstellendateien Untis ↔ winprosa
Die ST-Sätze der Schnittstellendateien orientieren sich am Aufbau der Untis-DIF-Datei Studenten (GPU010.TXT). Dabei wird in Platz 1 standardmäßig das Studenten-Namenskürzel und in Platz 9: "Schülernummer" die aktuelle winprosa-KWL-ID (= jahrgangsbezogene Stamm-ID) ausgetauscht. Auf Platz 15: "Fremdschlüssel" übergibt winprosa immer die Quell-ID. Platz 3: "Text" wird von winprosa als "Konfession" verwendet.
Optional können auf den Plätzen 16 und 17 die Anmeldedaten Anmeldename/Benutzername/LogIn-Name und Passwort geliefert werden (und auf den Plätzen 13 und 14 Geburtsdatum und E-Mail-Adresse).
Ferner kann winprosa auf Platz 1 den Benutzername anstelle des ursprünglichen Studenten-Namenskürzls übertragen. Dadurch geht die Verantwortung auf Eindeutigkeit der Anmeldenamen auf die Schulen über. Der Vorteil ist aber, dass diese Daten sich über die Schuljahre hinweg nicht ändern.
Absprachegemäß sollte das eigentlich überflüssig sein, denn winprosa liefert ja die historischen Studenten-Namenskürzel ggf. zusammen mit den Anmeldenamen zur gefälligen Weiterverwertung. Falls aber Untis nur die Studenten-Namenskürzel an WebUntis weitergeben und nicht die Quell-IDs verwerten sollte, wäre dieser Engpass umschifft.
Minimal-ST-Satz (s. Bsp. r.o.):
St;Abel1001;Abel;kR;;;;;Anton;2023000097;jg1;2;;;;40288a85-7608e35b-0176-092b5e44-17d4;;;
Zugehöriger erweiterter ST-Satz:
St;abelan;Abel;kR;;;;;Anton;2023000097;jg1;2;;20030913;anton.abel@teststadt.de;40288a85-7608e35b-0176-092b5e44-17d4;abelan;b4EfgEgF;
Für den Rücktransfer der Schnittstellendaten Richtung winprosa ist die Stamm-ID wichtig zur Synchronisation der Daten. Sie darf also in Untis nicht geändert/überschrieben werden.
7. Datenübergabe an WebUntis
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Ohne Einsatz von WebUntis genügen die obigen Ausführungen. Da aber WebUntis mittlerweile auch einige Stammdaten sammelt, kann es zu Irritationen kommen:
- Wer in WebUntis in der Kursstufe das Klassenbuch einsetzen will, braucht Schülernamen und wer dort diesen Schülern die Schüler-Individualstundenpläne abrufbar zur Verfügung stellen will, braucht Anmeldenamen samt Passwörtern.
- Wer über seine Schulhomepage Schülerstundenpläne zum Abruf bereitstellt oder die Schüler AGen oder Kurswahlen votieren lassen will, braucht ebenfalls Anmeldenamen samt Passwörtern, befindet sich aber in einem anderen System.
Mit winprosa können Kurswahlen von den einzenen Schülern übers Schul-Intranet abgegeben werden, aber keinesfalls mittels Fremdprogrammen oder übers Internet. - Wer beim Einsatz von WebUntis nicht aufpasst, liest die Schülerdaten über sein SVP ein, obwohl er die Kursschüler auch über Untis/winprosa bereits erfasst hat. Das hat zur Folge, dass jeder Schüler zweimal vorhanden ist, einmal mit Stundenplan und einmal ohne. Dabei kommen mit hoher Wahrscheinlichkeit unterschiedliche Namenskürzelformate zum Einsatz. Unklar ist auch, wer den Anmeldenamen samt Passwort generiert (generieren soll).
Die Mehrfacherfassung von Schülern lässt sich zunächst nur durch entsprechende Disziplin vermeiden. Hilfreich könnte auch sein, wenn die Schüler in Zukunft über ihre Schüler-ID/Quell-ID eindeutig identifizierbar wären (in WebUntis externer Schlüssel genannt). Das setzt aber voraus, dass es Absprachen gibt, welche ID wie weitergereicht wird (ggf. über mehrere Programme: SVP → winprosa → Untis → WebUntis).
Speziell für winprosa gilt, die dort für Untis erzeugten Studenten-Namenskürzel können an WebUntis übergeben werden, aber mit dem Nachteil, dass sie sich von Jg1 zu Jg2 ändern können. Die in winprosa generierten Anmeldenamen können auch an Untis weitergereicht werden; ob sie auch verwertet werden, ist derzeit nicht getestet. Aber bereits jetzt gilt:
- Werden Schüler-IDs vom SVP geliefert, dann verwendet winprosa zusätzlich zu den eigenen/internen die übergebenen Quell-IDs in der Anzeige und bei der Weitergabe.
- Werden Anmeldenamen und Passwort vom SVP geliefert, dann erzeugt winprosa keine eigenen, sondern verwendet die übergebenen und reicht diese wahlweise weiter.
- Anmeldenamen können anstelle der Studenten-Namenskürzel von winprosa an Untis übergeben werden.
Aber nach derzeitigem Stand werden nirgends Anmeldedaten für alle Schüler einer Schule automatisch erzeugt, ausser in winprosa, dort aber nur für die Kursstufenschüler. Wer aber allen Schülern seiner Schule individuelle Anmeldenamen und Passwörter verpassen möchte, muss diese extern erstellen und dann in die jeweiligen Datenbanken einlesen.
Im Zusammenhang mit dem Klassenbuch und den Individualschülerstundenplänen in WebUntis ergibt sich ein weiterer Engpass, der früher bei der Zusammenarbeit von Untis und winprosa keine Rolle spielte:
- Die Kurswahlen werden in winprosa erfasst und dann an Untis übergeben.
- In Untis werden die Bänder kombiniert und im Stundenplan verplant; das Ergebnis muss an winprosa übergeben werden.
- In winprosa ist nun ein identisches Abbild der kompletten Plansituation vorhanden.
- Innerhalb der ersten zwei Wochen zu Beginn des Schuljahres dürfen die Schüler Ihre Kurswahl nochmals "überdenken"; Änderungen sind nur im Rahmen des Mengengerüsts und des mittlerweile zugrundeliegenden Plans erlaubt.
- Diese Änderungen müssen in winprosa verarbeitet werden, da nur dort die rechtlichen Konsequenzen überprüfbar sind. Obwohl es i.d.R. nur wenige Änderungen gibt, entsteht so eine andere Parallelkurseinteilung und ev. ein geänderter Stundenplan.
- Zuletzt werden die geänderten Stundenpläne und Kurslisten über winprosa erstellt.
- Ist es auch zu geänderten Stundenplänen gekommen, müssen diese an Untis übermittelt werden, falls dort die Tagesvertretungen organisiert werden.
- Und wenn zusätzlich das Klassenbuch in WebUntis geführt werden soll, müssen die geänderten Daten via Untis auch an WebUntis übergeben werden.
Und genau diese letzten beiden Punkte haben eine besondere Zusammenarbeit der beiden Programmierteams erfordert, weil Untis aus Sicherheitgründen keine (geänderten) Pläne einlesen kann. Die ausgetüftelte Verfahrensweise ist in Dokumentation > Zusammenarbeit von Untis und winprosa > 2.4 Erzeugen der Schnittstellendateien in winprosa beschrieben.
8. Unterrichtsgruppen
| • Unterrichtsgruppen im SVP | (• Unterrichtsgruppen & co. in Untis/WebUntis) |
Ein modernes SVP bietet in der Regel neben dem klassischen Schüler- und Klassenverwaltungsmodul die zugehörige Notenverarbeitung und Zeugniserstellung an und liefert auch statistische Daten z.B. für die jährliche Schulstatistik.
Dazu benötigt das SVP mindestens detaillierte Angaben über Lehrkräfte (samt Lehrbefähigung), Klassen und Klassengruppen (Klassenzusammensetzungen, Klassenstärken und Gruppenstärken). Und für die Notenverarbeitung werden auch die Stundentafeln (samt Fächern und Fachkategorien/Fachgruppen) benötigt. Ferner kommt es nicht nur auf die Klassen- und Gruppenstärken an, sondern auch auf die konkreten Gruppenzusammensetzungen.
Idealerweise erfassen die Lehrer ihre Halbjahresnoten selber im SVP. Für Klassenunterricht ist das problemlos möglich, denn das SVP kennt die schülerweise Klassenzusammensetzung standardmäßig. Oft wird der Unterricht aber in Gruppen gegeben, die aus Teilklassen bestehen oder auch klassenübergreifend angelegt sind. Beispiele sind Religions/Ethik- oder Sportunterricht oder ganze Gabelklassen/Klappklassen. Dann ist es wünschenswert, wenn die Lehrer bei der Notenerfassung ihre Schüler nicht aus Klassenlisten zusammensuchen müssen, sondern ihnen die Schüler ihrer Unterrichtsgruppen (Klassengruppen/Schülergruppen?) einzeln angeboten werden können.
Also sollte das SVP auch die Lehrdeputate und die schülerweise Zusammensetzung der Unterrichtsgruppen/Klassengruppen/Schülergruppen kennen. Spätestens nun ergibt sich der Wunsch nach datenaustauschtechnischer Vernetzung. Dann muss aber über die Termini Klarheit herrschen.
• Unterrichtsgruppen & co. in Untis/WebUntis
GP ist mit Untis der älteste Anbieter von Programmen zur Deputatsverwaltung und Stundenplanerstellung, hat also die längste Tradition bezüglich entsprechender Fachbegriffe. So kann es durchaus zu Interferenzen kommen, wenn SVPen eingängige (Fach-)Begriffe anders interpretieren, als Untis. Daher werden im Folgenden die entsprechenden Untis-Begriffe aufgeführt.
Untis kennt im Standardprogramm nur Klassen (im Klassenverband) ohne explizite Schülerzuordnung. Dabei kann der Unterricht trotzdem über Kopplungen auch in Teilklassen und klassenübergreifend organisiert sein. Da alle Schüler "wissen", in welcher Klasse sie sind, genügt im Stundenplan die Klassenauflistung. Der (Teil-)Klassenbegriff dient also nur zur Kollisionskontrolle: eine (nichtgekoppelte) Klasse kann zu einer Zeit nur an einer Unterichtsveranstaltung teilnehmen.
In diesem Sinn entsprechen die SVP-Unterrichtsgruppen den Untis-Kopplungen.
Für Schulen mit Gabelklassen kennt Untis zusätzlich Haupt- und Nebenklassen, einsetzbar ohne explizite Schülerzuordnung und letztlich nur für den strukturierten Druck benötigt.
Für Schulen mit Klassenverband-Struktur für den Kernunterricht und Differenzierungs-Struktur für den Vertiefungsunterricht kennt Untis auch Klassengruppen (z.B. bestimmte Realschulen). Diese Klassengruppen bestehen jeweils aus Kernklasse und zugehörigen Differenzierungsklassen und sind ebenfalls nur ohne explizite Schülerzuordnung einzusetzen (bei fehlendem Modul Studentenstundenplan).
Wenn die Schüler explizit bestimmten Unterrichten zugewiesen werden müssen, z.B. in Schulen mit ausgeweiterter Differenzierungs-Struktur, muss der Modul Studentenstundenplan eingesetzt werden. Dort erst existieren Schülerlisten, aus denen die Studenten ausgewählt und bestimmten Kursen zugewiesen werden können. Aber es gibt keine speziellen Verplanungsschritte/Kombinationsschritte für derartige Kurse. Diese Kurse müssen vielmehr von Hand auf Bänder/Kopplungen verteilt werden, die dann in üblicher Weise verplant werden können.
Und für Klassenstufen mit (fast völlig) "freier Kurswahl" (z.B. in Gymnasien mit klassenverbandsfreier Kursstufen-Struktur) kennt Untis im Modul Kursplanung (echte) Kurse, denen die Schüler händisch/automatisch zugewiesen werden. Diese Kurse werden dabei händisch/automatisch in Bändern gruppiert und dann verplant. Dabei können i.d.R. alle Schüler einer Klassenstufe auf alle Kurse verteilt werden. Und genau diese Art von Kursen werden auch in winprosa bearbeitet.
Untis kennt ebenfalls den Begriff Unterrichtsgruppe, ferner die Begriffe Schülergruppe, Studentengruppe und Fachgruppe.
Aber aus historischen Gründen verwendet Untis Unterrichtsgruppen ausschließlich im Sinn von Zeitgruppen im Zusammenhang mit solchen Unterrichtsveranstaltungen oder Kopplungen oder Bändern, die auf bestimmte Zeiträume befristet sind (halbjährlicher Unterricht, quartalsweiser Unterricht, auf A- und B-Woche verteilter Unterricht, usw.), die also zeitlich gruppiert sind. Möglich sind periodische und aperiodische Verplanungen.
Einzelne Unterrichte, Kopplungen und Bänder können also mittels Unterrichtsgruppen zeitlich gruppiert verplant werden.
Schülergruppen und Studentengruppen können/müssen zwar in Untis angelegt werden, sind aber nur in WebUntis bei geteilten Unterrichten z. B. für das Klassenbuch und für die Schülerstundenpläne nötigt.
Dabei sind Schülergruppen und Studentengruppen historisch zwar zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingeführt worden und daher an unterschiedliche Stellen im Programm bedienbar, aber praktisch identisch, da die Namen synchronisiert werden. Die Schülergruppen sind bei der automatischen Namensvergabe etwas flexibler einsetzbar.
Fachgruppen werden in Untis im Sinne von z.B. Englisch: E, E1, E2, E-bili verwendet und nur im Zusammenhang mit der Deputatsverwaltung eingesetzt. Sie dürfen nicht mit Fachbereichen (z.B. Deutsch: D, Lit, Lit&Theater) und Fächerverbünden (z.B. G, Ek, Gk) verwechselt werden.
Untis kennt neben Unterrichtsgruppen noch eine weitere Zeitgruppenart, die Unterrichtsfolgen, mit deren Hilfe wiederum die zeitliche Verplanung von Unterricht gesteuet werden kann. Unterrichtsgruppen werden nämlich nach gleichzeitigem Unterricht, Kalenderfolgen und Wochenfolgen unterschieden.
- Gleichzeitiger Unterricht entspricht in etwa den Kopplungen und wird vor allem bei Bändern anstelle von Kopplungen verwendet. Bänder können auch auf bestimmte Zeiträume befristet werden.
- Mit Kalenderfolgen wird gesteuert, welche (aperiodischen) Unterrichte im Jahr vor welchen anderen gehalten werden sollen (Bsp.: erst alle 20 UStd. EDV-Grundlagen, dann alle 40 UStd. EDV-Labor).
- Und mit Wochenfolgen wird gesteuert, welche (periodischen) Unterrichte innerhalb der Stundenplanwochen vor anderen der Woche liegen müssen (Bsp.: jede Woche erst Physik-Theorie, dann Pysik-Praktikum).
Somit kommen Unterrichtsgruppen bei der (freien) zeitlichen Verplanung zum Einsatz, während Unterrichtfolgen bei der Verplanung von Unterrichen in Abhängigkeit von der Verplanung anderer Unterrichte eingesetzt werden.
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| Hohloch / Märkl / Tilp |
